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Die meisten Besuchermanagement-Lösungen auf dem heutigen Markt sind mit einer Vielzahl von Funktionen ausgestattet. Um Entscheidern dabei zu helfen, zu bestimmen, welche essentiell und welche einfach nur nette Extras sind, stellen wir eine aktualisierte Liste der beliebtesten Besuchermanagement-Funktionen für die Auswahl einer neuen digitalen Front-of-House-Lösung zur Verfügung.
Seit der Einführung der DSGVO im Mai 2018 und der Einführung von NIS2 in der Europäischen Union haben Unternehmen der Sicherheit ihrer Räumlichkeiten, Daten, Mitarbeiter und Besucher zunehmend Priorität eingeräumt. Die Implementierung von intelligenten Besuchermanagement-Lösungen im Front-of-House hat zu effizienteren, transparenteren und sichereren Check-in-Prozessen sowohl für Mitarbeiter als auch für Besucher geführt.
Um wichtige Entscheidungsträger bei der Identifizierung kritischer Besuchermanagementfunktionen für ihren Betrieb zu unterstützen, haben wir eine Liste der beliebtesten Funktionen zusammengestellt, die von unseren Fortune-500-Kunden bevorzugt werden, die ihre Front-of-House-Prozesse auf leistungsfähigere und zukunftssicherere Lösungen umgestellt haben.
1. Buchen Sie Besucher im Voraus
Für Organisationen, die häufig Veranstaltungen und Konferenzen vor Ort veranstalten, ermöglicht die praktische Vorbuchungsfunktion Besuchern und Gästen, ihre Teilnahme im Voraus zu registrieren. Dies sorgt nicht nur für einen reibungslosen Check-in-Prozess, sondern führt auch zu einer deutlichen Verkürzung der Wartezeit. Anstelle der üblichen 1-2 Minuten, die für den Check-in benötigt werden, ermöglicht die Vorbuchungsfunktion den Teilnehmern, den Prozess in Sekundenschnelle zu durchlaufen, wodurch ihre Zeit maximiert und das gesamte Veranstaltungserlebnis verbessert wird.
2. Anpassen von Check-In-Workflows
Mit der Einführung der DSGVO und des CCPA haben sich die Datenerfassungsprozesse geändert, um Informationsanfragen zu verbessern. Traditionelle Prozesse des Besuchermanagements sind beeinträchtigt, was zu einem erhöhten Zeit- und Ressourcenaufwand führt. Das manuelle Erstellen, Drucken, Organisieren und Speichern von Daten von Drittanbietern in physischen Ordnern stellt eine Herausforderung für Front-of-House-Mitarbeiter dar, die mit mehreren Aufgaben zu tun haben.
Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden, bieten moderne Besuchermanagement-Lösungen anpassbare Check-in-Workflows für verschiedene Besuchertypen. Die Kuriere werden aufgefordert, den Firmennamen, den vollständigen Namen, die Lieferreferenz, die Kontaktinformationen und die Unterschrift anzugeben, während die Befragten Positionsdetails und den Hostnamen angeben und eine Fotoaufnahme durchführen können. Diese optimierten Ansätze gewährleisten die Compliance, verbessern die Effizienz und ermöglichen es Unternehmen, die Anforderungen des Besuchermanagements mit Zuversicht zu erfüllen.
3. Digitale Formulare unterschreiben
Die Umsetzung der DSGVO und des CCPA hat nicht nur zu Änderungen bei der Datenerfassung geführt, sondern auch die Datenschutzpraktiken und Maßnahmen zur Verhinderung von Datenschutzverletzungen von Unternehmen weltweit erheblich beeinflusst. Große Unternehmen haben die digitale Transformation angenommen, indem sie ihre traditionellen Methoden zur Besucheraufzeichnung und Dateispeicherung weiterentwickelt und als effektive Lösungen zur Eindämmung von Datenschutzverletzungen eingesetzt haben.
Um die Datensicherheit zu erhöhen und den Check-in-Prozess zu rationalisieren, haben Unternehmen NDAs, Rechtsformulare und andere Signaturanforderungen in ihre Besucher-Workflows integriert, um sicherzustellen, dass die Besucher die erforderlichen Dokumente unterschreiben, bevor sie das Gelände betreten.
4. Besucherausweise anpassen
Der letzte Schritt im Check-in-Prozess einer Besuchermanagement-Lösung ist der Druck von Ausweisen. Unabhängig davon, ob sich ein Besucher vorregistriert oder den Check-in bei der Ankunft abschließt, kann das System als Teil einer modernen Besuchermanagementlösung schnell benutzerdefinierte ID-Ausweise drucken. In Fällen, in denen Zugangskontrollintegrationen vorhanden sind, können diese ID-Ausweise an Kontrollpunkten gescannt werden, um autorisierten Zugang zu konfigurierten Zonen zu erhalten.
Organisationen haben auch die Möglichkeit, ihre Besucherausweise mit Bildern und Farben für Veranstaltungen, Konferenzen, Meetings oder andere Anlässe anzupassen. Auf diese Weise können sie den gesamten Check-in-Prozess von Anfang bis Ende anpassen. Dies macht es den Mitarbeitern leicht, Besucher bei der Ankunft zu identifizieren und zu unterscheiden.
5. Benachrichtigen Sie die Gastgeber sofort
Eine zuverlässige Besuchermanagement-Lösung stellt sicher, dass Gastgeber sofort über die Ankunft von Besuchern informiert werden, unabhängig von ihrem beabsichtigten Zielort. Wenn Besucher den Check-in-Prozess mit einer Besuchermanagementlösung abschließen, werden automatische Benachrichtigungen über verschiedene Kanäle wie SMS, E-Mail und Push-Benachrichtigungen gesendet, um Gastgeber über ihre Ankunft zu informieren.
Nach Erhalt der Benachrichtigung können Gastgeber Nachrichten über die Besuchermanagementlösung senden, um die wartenden Besucher über Verzögerungen zu informieren, oder sich zum Empfangsbereich begeben, um die Besucher persönlich abzuholen. Durch die Einrichtung direkter Kommunikationskanäle zwischen Gastgebern und Besuchern verkürzt diese Funktion die Wartezeit an der Rezeption erheblich und verbessert das gesamte Besuchererlebnis durch einen benutzerorientierten Self-Service-Check-in-Prozess.
6. Integrieren Sie Anwendungen von Drittanbietern
Wenn es um eine zukunftssichere Lösung geht, ist es entscheidend, die Kompatibilität mit anderen Lösungen zu bewerten. Besuchermanagement-Lösungen bieten beispielsweise die Möglichkeit, sich in Zutrittskontroll- und Watchlists zu integrieren und so die Sicherheitsfunktionalität zu erhöhen.
Darüber hinaus kann die Integration mit intern genutzten Anwendungen wie DocuSign und Office 365 das Erlebnis für die Mitarbeiter verbessern und die Gesamteffizienz und Effektivität von Besuchermanagementlösungen steigern.
7. Entwerfen Sie benutzerfreundliche Erfahrungen
Während grundlegende Besuchermanagement-Lösungen einen schnellen Check-in-Service bieten, bieten großartige Besuchermanagement-Lösungen zusätzliche komplexe Systemfunktionen, ohne die Benutzeroberfläche (UI) zu beeinträchtigen. Die Integration von Markenlogos und Farbschemata in das Frontend einer Besuchermanagement-Lösung kann die Marke deutlich aufwerten und einen bleibenden ersten Eindruck bei den Besuchern hinterlassen.
Als erste Anlaufstelle für Neuankömmlinge vor Ort sollten Workflows einfache, schnelle und effiziente User Experiences (UX) liefern. Dies kann durch die Integration mehrerer Sprachoptionen für verschiedene Lösungseinsatzorte erreicht werden, die sich an Besucher verschiedener Nationalitäten richten.
8. Gewinnen Sie Erkenntnisse aus detaillierten Berichten
Die Erstellung detaillierter Besucherberichte bietet den Mitarbeitern wertvolle visuelle Einblicke, die ihre Rollenfunktionen innerhalb von Organisationen verbessern. Echtzeit-Suchkriterien wie Besuchertyp, Eintrittszeit, Abfahrtszeit, Besuchername und Zutrittsberechtigung ermöglichen es Sicherheitsteams, Rezeptionisten und anderem Personal, Datentrends zu erkennen. So können Facility Manager beispielsweise die Spitzenzeiten des Besucherverkehrs lokalisieren, um Ressourcen strategisch über den Tag verteilt zu verteilen und einen optimalen Anlagenbetrieb zu gewährleisten.
9. Gesundheit, Sicherheit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Um branchenspezifische regulatorische Rahmenbedingungen einzuhalten, müssen Unternehmen Lösungen auswählen, die die digitale Anzeige und Erfassung kritischer Informationen vor dem Check-in der Besucher ermöglichen. In bestimmten Fällen ist das Unterschreiben von Formularen oder das Zustimmen zu Bedingungen erforderlich, um einen Prüfpfad für Compliance-Audits und interne Untersuchungen zu erstellen.
10. Management von Auftragnehmern vor Ort
Die effiziente Verwaltung von Auftragnehmern, die Anlagen betreten und verlassen, ist entscheidend für die Gewährleistung von Sicherheit und Compliance. Eine robuste Besuchermanagementlösung richtet ein dediziertes Portal ein, in dem Auftragnehmer ihre Compliance-Verantwortung selbst in die Hand nehmen können. Auf diese Weise können Unternehmen über die Aktivitäten von Auftragnehmern auf dem Laufenden bleiben und eine genaue Berichterstattung führen. Zu den wichtigsten Funktionen des Auftragnehmermanagements gehören das Hochladen von Einführungsvideos für Auftragnehmer, das Verwalten von Qualifikationen und Lizenzen, die Überprüfung des Versicherungsschutzes, der Abgleich von Auftragnehmerstunden mit Rechnungen und das Verhindern des Zugriffs für Auftragnehmer mit abgelaufenen Einweisungen.
11. Globale Skalierbarkeit
Viele Anbieter von Besuchermanagement richten sich in erster Linie an die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen. Folglich fehlt es den meisten auf dem Markt erhältlichen Besuchermanagement-Lösungen an der notwendigen Skalierbarkeit, um globale Organisationen effektiv zu bedienen. Um Ihre Investition in das Besuchermanagement zu sichern und zukunftssicher zu machen, empfehlen wir Entscheidungsträgern, sich für eine Lösung mit zentralisierten Datenbankfunktionen und schnellen Skalierbarkeitsfunktionen zu entscheiden. Wenn Sie sich für eine Cloud-basierte Lösung entscheiden, können Sie das System aus der Ferne verwalten und bei Bedarf die Einhaltung globaler und regionaler Datenrichtlinien sicherstellen.
Schlussfolgerung
In dieser informationsreichen Ära ist ein robustes und effizientes Besuchermanagementsystem für Unternehmen zu einer absoluten Notwendigkeit geworden. Es bietet ihnen eine Vielzahl von Funktionen wie Echtzeit-Besucherverfolgung, schnelles Drucken von Ausweisen, sofortige Host-Benachrichtigungen, Integrationen von Anwendungen von Drittanbietern, benutzerfreundliche Erfahrungen, detaillierte Berichterstattung, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Verwaltung von Auftragnehmern vor Ort und globale Skalierbarkeit. Durch die Investition in eine Lösung mit diesen Funktionen können Unternehmen ihre Sicherheitslage erheblich verbessern, den Besucherempfang optimieren und vor allem ein nahtloses Besuchererlebnis bieten.
Kontaktieren Sie uns , um herauszufinden, wie Sie Ihre Mitarbeiter, Standorte und Daten mit robusten digitalen und physischen Sicherheitslösungen schützen können.
