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La plupart des solutions de gestion des visiteurs sur le marché actuel sont équipées d'un large éventail de fonctionnalités. Pour aider les décideurs à déterminer lesquelles sont essentielles et lesquelles sont simplement des extras intéressants, nous fournissons une liste mise à jour des fonctionnalités de gestion des visiteurs les plus populaires pour la sélection d'une nouvelle solution de façade numérique.
Depuis l'introduction du RGPD en mai 2018 et l'adoption de la norme NIS2 par l'Union européenne, les organisations accordent de plus en plus d'importance à la sécurité de leurs locaux, de leurs données, de leurs employés et de leurs visiteurs. La mise en œuvre de solutions intelligentes de gestion des visiteurs en salle a permis d'améliorer l'efficacité, la transparence et la sécurité des processus d'enregistrement, tant pour le personnel que pour les visiteurs.
Pour aider les décideurs clés à identifier les fonctionnalités critiques de gestion des visiteurs pour leurs opérations, nous avons compilé une liste des fonctionnalités les plus populaires privilégiées par nos clients du Fortune 500 qui ont mis à niveau leurs processus de réception vers des solutions plus performantes et à l'épreuve du temps.
1. Pré-réservez les visiteurs
Pour les organisations qui organisent fréquemment des événements et des conférences sur place, la fonction pratique de pré-réservation permet aux visiteurs et aux invités d'enregistrer leur présence à l'avance. Cela garantit non seulement un processus d'enregistrement sans faille, mais permet également une réduction significative du temps d'attente. Au lieu des 1 à 2 minutes habituelles nécessaires pour effectuer l'enregistrement, la fonction de pré-réservation permet aux participants de parcourir le processus en quelques secondes, maximisant ainsi leur temps et améliorant l'expérience globale de l'événement.
2. Personnaliser les flux de travail d'enregistrement
Avec l'introduction du RGPD et du CCPA, les processus de capture de données ont changé pour améliorer les demandes d'informations. Les processus traditionnels de gestion des visiteurs sont affectés, ce qui entraîne une augmentation des coûts en termes de temps et de ressources. La création manuelle, l'impression, l'organisation et le stockage sur site de données tierces dans des dossiers physiques posent des défis aux employés de salle qui assument de multiples responsabilités.
Pour relever ces défis, les solutions modernes de gestion des visiteurs fournissent des flux de travail d'enregistrement personnalisables pour différents types de visiteurs. Les messagers sont invités à fournir le nom de l'entreprise, le nom complet, la référence de livraison, les coordonnées et la signature, tandis que les personnes interrogées peuvent fournir des détails sur le poste, le nom d'hôte et effectuer une capture photo. Ces approches rationalisées garantissent la conformité, améliorent l'efficacité et permettent aux organisations de répondre aux besoins de gestion des visiteurs en toute confiance.
3. Signer des formulaires numériques
La mise en œuvre du RGPD et du CCPA a non seulement entraîné des changements dans la capture des données, mais a également eu un impact significatif sur les pratiques de protection des données et les mesures de prévention des violations de données des organisations du monde entier. Les grandes entreprises ont adopté la transformation numérique en faisant évoluer leurs méthodes traditionnelles d'enregistrement des visiteurs et de stockage de fichiers, les adoptant comme des solutions efficaces pour atténuer les violations de données.
Pour améliorer la sécurité des données et rationaliser le processus d'enregistrement, les organisations ont intégré les accords de confidentialité, les formulaires juridiques et d'autres exigences de signature dans leurs flux de travail des visiteurs, en veillant à ce que les visiteurs signent les documents nécessaires avant d'accéder aux locaux.
4. Personnaliser les badges des visiteurs
La dernière étape du processus d'enregistrement d'une solution de gestion des visiteurs est l'impression des badges. Qu'un visiteur se préenregistre ou effectue l'enregistrement à son arrivée, le système peut imprimer rapidement des badges d'identification personnalisés dans le cadre d'une solution moderne de gestion des visiteurs. Dans les cas où des intégrations de contrôle d'accès sont en place, ces badges d'identification peuvent être scannés aux points de contrôle pour obtenir un accès autorisé aux zones configurées.
Les organisations ont également la possibilité de personnaliser leurs badges visiteurs avec des images et des couleurs pour des événements, des conférences, des réunions ou toute autre occasion. De cette façon, ils peuvent personnaliser l'ensemble du processus d'enregistrement du début à la fin. Cela permet aux membres du personnel d'identifier et de distinguer facilement les visiteurs à leur arrivée.
5. Informez les hôtes instantanément
Une solution fiable de gestion des visiteurs garantit que les hôtes sont rapidement informés de l'arrivée des visiteurs, quelle que soit leur destination prévue. Lorsque les visiteurs terminent le processus d'enregistrement à l'aide d'une solution de gestion des visiteurs, des notifications automatisées sont envoyées via divers canaux tels que les SMS, les e-mails et les notifications push pour informer les hôtes de leur arrivée.
Dès réception de la notification, les hôtes peuvent envoyer des messages via la solution de gestion des visiteurs pour informer les visiteurs en attente de tout retard ou se rendre à la réception pour récupérer les visiteurs en personne. En établissant des canaux de communication directs entre les hôtes et les visiteurs, cette fonctionnalité réduit considérablement le temps d'attente à la réception et améliore l'expérience globale des visiteurs grâce à un processus d'enregistrement en libre-service axé sur l'utilisateur.
6. Intégrer des applications tierces
Lorsque l'on envisage une solution à l'épreuve du temps, il est crucial d'évaluer sa compatibilité avec d'autres solutions. Les solutions de gestion des visiteurs, par exemple, offrent la possibilité de s'intégrer au contrôle d'accès et aux listes de surveillance, améliorant ainsi les fonctionnalités de sécurité.
De plus, l'intégration avec des applications utilisées en interne telles que DocuSign et Office 365 peut améliorer l'expérience des employés, renforçant ainsi l'efficacité globale des solutions de gestion des visiteurs.
7. Concevez des expériences conviviales
Alors que les solutions de base de gestion des visiteurs offrent des expériences d'enregistrement rapides, les excellentes solutions de gestion des visiteurs offrent des fonctionnalités système complexes supplémentaires sans compromettre l'interface utilisateur (UI). L'intégration de logos et de couleurs de marque dans le front-end d'une solution de gestion des visiteurs peut améliorer considérablement la marque et faire une première impression durable sur les visiteurs.
En tant que premier point de contact pour les nouveaux arrivants sur site, les flux de travail doivent offrir des expériences utilisateur (UX) simples, rapides et efficaces. Cela peut être réalisé en intégrant plusieurs options linguistiques pour différents sites de déploiement de la solution, répondant aux besoins de visiteurs de différentes nationalités.
8. Obtenez des informations à partir de rapports détaillés
La création de rapports détaillés sur les visiteurs offre aux employés des informations visuelles précieuses qui améliorent leurs fonctions au sein des organisations. Les critères de recherche en temps réel, notamment le type de visiteur, l'heure d'entrée, l'heure de départ, le nom du visiteur et l'autorisation d'accès, permettent aux équipes de sécurité, aux réceptionnistes et aux autres membres du personnel d'identifier les tendances des données. Par exemple, les gestionnaires d'installations peuvent localiser les heures de pointe du trafic pour allouer les ressources de manière stratégique tout au long de la journée, garantissant ainsi un fonctionnement optimal des installations.
9. Assurer la conformité, la sécurité et la conformité juridique
Pour se conformer aux cadres réglementaires spécifiques à l'industrie, les organisations doivent sélectionner des solutions qui permettent l'affichage numérique et la capture d'informations critiques avant l'enregistrement des visiteurs. Dans certains cas, il est nécessaire de signer des formulaires ou d'accepter des conditions pour établir une piste d'audit pour les audits de conformité et les enquêtes internes.
10. Gestion des entrepreneurs sur site
La gestion efficace des entrepreneurs qui entrent et sortent des installations est cruciale pour assurer la sécurité et la conformité. Une solution robuste de gestion des visiteurs établit un portail dédié où les sous-traitants peuvent s'approprier leurs responsabilités en matière de conformité. Cela permet aux organisations de rester à jour sur l'activité des sous-traitants et de maintenir des rapports précis. Les principales fonctionnalités de la gestion des sous-traitants comprennent le téléchargement de vidéos d'intégration des sous-traitants, la gestion des qualifications et des licences, la vérification de la couverture d'assurance, la vérification croisée des heures des sous-traitants avec les factures et la prévention de l'accès pour les sous-traitants dont les informateurs ont expiré.
11. Évolutivité mondiale
De nombreux fournisseurs de gestion des visiteurs répondent principalement aux besoins des petites et moyennes entreprises. Par conséquent, la plupart des solutions de gestion des visiteurs disponibles sur le marché n'ont pas l'évolutivité nécessaire pour servir efficacement les organisations mondiales. Pour préserver et pérenniser votre investissement dans la gestion des visiteurs, nous recommandons aux décideurs d'opter pour une solution dotée de fonctions de base de données centralisées et de capacités d'évolutivité rapide. En choisissant une solution basée sur le cloud, vous pouvez profiter d'une gestion à distance du système et garantir la conformité avec les politiques de données mondiales et régionales, chaque fois que nécessaire.
Conclusion
À l'ère de la richesse en informations, disposer d'un système de gestion des visiteurs robuste et efficace est devenu une nécessité absolue pour les organisations. Il leur offre une variété de fonctionnalités telles que le suivi des visiteurs en temps réel, l'impression rapide de badges, les notifications instantanées de l'hôte, les intégrations d'applications tierces, des expériences conviviales, des rapports détaillés, la conformité réglementaire, la gestion des entrepreneurs sur site et l'évolutivité mondiale. En investissant dans une solution dotée de ces capacités, les organisations peuvent améliorer considérablement leur posture de sécurité, rationaliser l'accueil des visiteurs et, surtout, offrir une expérience transparente aux visiteurs.
Contactez-nous pour savoir comment protéger vos employés, vos locaux et vos données grâce à des solutions de sécurité numérique et physique résilientes.
