Qué es la gestión de visitantes: todo lo que necesita saber

Las empresas exitosas se basan en las relaciones. Desde las principales cuentas hasta las empresas de mensajería habituales de FedEx, las personas que interactúan con usted in situ son la base de todo lo bueno que puede hacer su organización.

Con toda esta gente yendo y viniendo, sería fácil que algo saliera mal. Es por eso que muchos consideran que los sistemas de gestión de visitantes son de misión crítica. Hacer un seguimiento de todas las personas que van y vienen es un desafío que el enfoque de lápiz y papel de la vieja escuela ya no puede superar.

Sin embargo, la implementación de un sistema digital de gestión de visitantes requiere una planificación y una planificación cuidadosas. Un mal sistema digital no es mejor para ti que un cuaderno de bitácora con orejas de perro.

Por lo tanto, veamos los detalles de la gestión de visitantes: definiciones, importancia, componentes clave, diferentes enfoques y cómo encaja la gestión de visitantes de Acre en el panorama.

¿Qué es la gestión de visitantes?

La administración de visitantes es su proceso para registrar, monitorear y administrar a cualquier persona que entre en sus instalaciones y no sea un empleado.

Por lo general, se trata de proveedores o vendedores que asisten a reuniones, mensajeros y entregas, o clientes que asisten a citas.

La gestión de visitantes comienza con el inicio de sesión inicial y termina con el cierre y la salida. El proceso existe para proteger la seguridad de sus instalaciones y su personal. También crea una experiencia fluida y positiva para sus visitantes.

Por qué la gestión de visitantes es tan esencial para las empresas

Quieres que todos los visitantes se lleven una impresión positiva de tu negocio, pero no se trata solo de apretones de manos calientes y tazas de café. La gestión de visitantes es una parte esencial de la seguridad de su empresa.

Seguridad y protección en el lugar de trabajo

Si alguien de la calle puede entrar en su negocio y empezar a hacer lo que quiera, no es seguro para usted, su personal ni para ninguna otra persona en el lugar.

Un sólido sistema de gestión de visitantes le ayuda a controlar quién se encuentra en sus instalaciones, lo que reduce el acceso no autorizado, las amenazas de seguridad y los riesgos para sus empleados y activos.

Acceso autorizado a las instalaciones

Incluso si está de acuerdo con que ciertas personas visiten sus instalaciones, todavía hay áreas que deben mantenerse privadas o que representan un peligro para ellas.

Al verificar su identidad, conceder el acceso caso por caso y rastrear sus movimientos, tu proceso de gestión de visitantes reducirá el riesgo de que alguien acabe en el lugar equivocado.

Cumplimiento normativo

Según el sector, las organizaciones tienen la obligación de cumplir con normativas como el RGPD (para gestionar los datos personales de los visitantes en la UE) o la HIPAA (para los centros de salud que gestionan la información de los visitantes de los pacientes).

Un buen sistema de gestión de visitantes le ayuda a cumplir con la recopilación, el almacenamiento y el acceso a los datos. Algunos sistemas incluso incluyen la posibilidad de firmar acuerdos de confidencialidad o exenciones de seguridad.

Una experiencia agradable y profesional

Un sistema moderno de gestión de visitantes es el primer paso para causar una buena primera impresión. Los procesos de registro digitales son más rápidos y profesionales que los libros de registro manuales, lo que hace que el proceso sea fluido y acorde con la marca.

Ofrecen muchas otras mejoras de margen reducido, como conectar los mapas y las guías de acceso al teléfono del visitante.

Auditorías y emergencias

Si ocurre algo que requiera una evacuación o un bloqueo, un registro digital de visitantes le proporcionará un registro accesible y preciso de quién está en el lugar.

Esta información puede ser crucial para las investigaciones y la respuesta de emergencia. Es el tipo de característica que es fácil pasar por alto hasta que la necesites.

Características principales de un excelente sistema de gestión de visitantes

Un sistema de gestión de visitantes eficaz debe tener varias características clave:

• Proceso digital de entrada y salida

Sustituya los cuadernos de registro en papel o las hojas de cálculo digitales por interfaces digitales en tabletas o quioscos. Las opciones de registro sin contacto son ahora ampliamente preferidas por motivos de higiene y comodidad, ya que ofrecen una experiencia más segura y fluida para los visitantes.

• Verificación de identificación de visitantes e impresión de credenciales

Verifica la identificación de un visitante e imprímele una tarjeta de visitante, lo que mejora la seguridad y facilita la identificación de los huéspedes que se desplazan por las instalaciones. Identifique a los visitantes habituales y procese su llegada en consecuencia.

• Preinscripción

Permita que los empleados preregistren a sus visitantes esperados, ahorrando tiempo a la llegada y permitiendo un registro más fluido. Incluso puedes incluir cuestionarios de selección u otro tipo de recopilación de datos por motivos de salud o seguridad.

• Notificaciones al anfitrión y alertas en tiempo real

Recibe una notificación automática cuando llegue tu visitante. En caso de visitas inesperadas o no aprobadas, las alertas en tiempo real mejoran los tiempos de respuesta en materia de comunicación y seguridad.

• Mantenimiento de registros, informes y análisis

Mantenga automáticamente los registros de visitantes y recopile datos valiosos para las auditorías y el cumplimiento. Analice los patrones de tráfico de visitantes para reducir las colas, optimizar el personal y gestionar la disponibilidad de recursos, como las salas de reuniones o la cantina.

• Mejoras de seguridad

Gestione los diferentes visitantes según el tipo (contratistas, entregas, entrevistados) con flujos de trabajo y resultados personalizados. Los sistemas digitales comparan las identificaciones de los visitantes con las listas de seguimiento internas o las bases de datos externas para asegurarse de que cada persona está aprobada y es segura tenerla en las instalaciones.

Tipos de sistemas de gestión de visitantes

Puedes elegir entre una variedad de sistemas de gestión de visitantes, por lo que, para reducirlo un poco, nos basaremos en algunas suposiciones a partir de ahora:

1. Vas a pasar a lo digital, no a lo manual. Los sistemas digitales son más confiables, seguros y eficientes. No son perfectos, pero son mejores que el lápiz y el papel.
2. Tendrá que decidir si su sistema estará basado en la nube (con servidores de terceros) o local (todo gestionado en servidores de su propiedad).
   Los sistemas en la nube son más baratos para empezar y requieren menos administración. Los sistemas locales pueden ser más flexibles y seguros.

Check-ins en quioscos o tabletas en comparación con aplicaciones móviles

Es habitual ver quioscos o tabletas en las áreas de recepción. Para registros sencillos y registros automáticos, pueden ser una excelente opción.

Las aplicaciones móviles ofrecen un proceso más completo, que incluye el registro previo, el registro sin contacto y los métodos de contacto. Esto puede reducir el tiempo dedicado a procesar a los visitantes durante los períodos de mayor actividad y mejorar la experiencia de los visitantes.

En los entornos de atención médica, la reducción de los puntos de contacto reduce el riesgo de propagar infecciones.

Sistemas integrados frente a herramientas independientes

Los sistemas de gestión de visitantes independientes se centran únicamente en el seguimiento de los visitantes: existen por sí solos y hacen bien su único trabajo.

Los sistemas integrados se conectan con otros sistemas de seguridad y administración de edificios (como el control de acceso, los calendarios de los empleados y el circuito cerrado de televisión) para ofrecer una experiencia eficiente y fácil de usar.

Configuraciones de gestión de visitantes específicas de la industria

Algunas industrias (por ejemplo, la atención médica o el gobierno) tienen requisitos específicos para los visitantes. Estos entornos requieren que los visitantes completen las exenciones, los cuestionarios de selección y los acuerdos de confidencialidad.

Existen sistemas y tecnologías de administración de visitantes que están diseñados específicamente para estos entornos, pero muchos proveedores pueden agregar funciones personalizadas como estas.

Cómo elegir el sistema de gestión de visitantes adecuado para su empresa

No existe un único sistema «correcto» o «mejor» para administrar los visitantes, porque las necesidades varían enormemente de una empresa a otra.

Si tiene docenas de reuniones externas cada semana, un sistema elegante y con buena marca podría ser su prioridad.

Si gestiona entregas diarias y regulares y tiene áreas seguras en sus instalaciones, una solución más técnica e integrada podría ser más importante.

Utilice los siguientes principios para guiar su decisión, pero sepa que, en última instancia, depende de lo que usted y su empresa necesiten.

Prioridades

Tienes que empezar por ver cómo los visitantes ya interactúan con tu negocio. ¿Qué es lo que más importa: sus requisitos normativos, su perfil de riesgo, la cantidad de visitantes, la experiencia de los visitantes o algo más?

Una vez que sepas esto, naturalmente limitarás tu búsqueda.

Integración con los sistemas existentes

Considere cómo se integra el sistema de gestión de visitantes con su control de acceso actual, cámaras de seguridad, sistemas de recursos humanos, aplicaciones de calendario, sistemas de administración de edificios e incluso CRM.

Las integraciones fluidas mejoran la eficiencia y le brindan una visión general de la seguridad unificada.

Privacidad y seguridad de los datos

Asegúrese de que el sistema elegido cumpla con las normas de privacidad aplicables a su empresa, región o sector (por ejemplo, la CCPA).

Si no puede recopilar, procesar y almacenar los datos de los visitantes de manera compatible, no tiene éxito.

Precios, soporte y escalabilidad

Evalúe el costo teniendo en cuenta las tarifas de software, el hardware y el soporte. Como mencionamos anteriormente, los sistemas basados en la nube pueden tener costos iniciales más bajos, pero la administración local tiene sus ventajas.

También vale la pena planificar para el futuro. Si su organización duplica su tamaño, ¿el sistema que ha elegido podrá gestionar un aumento similar de visitantes? Del mismo modo, si reduce a la mitad el número de visitantes, ¿puede reducir el sistema sin incurrir en gastos de interrupción?

Facilidad de uso tanto para el personal como para los visitantes

El sistema debe ser intuitivo para los empleados que lo utilizan y sencillo para los visitantes. Tu sistema de gestión de visitantes es una de las primeras impresiones que tus visitantes tendrán de tu negocio; no dejes que sea negativa.

La transición de los sistemas tradicionales a los digitales

En el pasado, la gestión de visitantes se realizaba en un cuaderno de bitácora con un bolígrafo. Todo el registro manual y la elaboración de informes automáticos.

Los libros de registro en papel son inseguros, ineficientes y, a menudo, ilegibles. La administración de los datos para auditorías o emergencias lleva mucho tiempo. Las hojas de cálculo, si bien son digitales, carecen de las funciones específicas y la seguridad de un software dedicado a la gestión de visitantes. Están expuestas a errores humanos y, con frecuencia, no cumplen con las normas.

Los sistemas digitales ofrecen eficiencia, seguridad mejorada, mayor precisión de los datos y capacidades de generación de informes, y una experiencia de visitante mejorada en todos los aspectos.

Cómo puede ayudar la gestión de visitantes de Acre

Podemos ofrecer una gama completa de soluciones de seguridad, incluidas las intuitivas visitante sistemas de gestión que facilitan a su organización la gestión de los huéspedes. Con la confianza de organizaciones como DHL, Coca-Cola y Mastercard, ayudamos a algunas de las empresas más grandes del mundo a proteger sus activos, personas e instalaciones.

Un sistema de gestión de visitantes de Acre se integra con su infraestructura de seguridad existente, minimizando las interrupciones y maximizando la eficiencia. Puedes disfrutar de funciones como el registro y la salida digitales, la impresión de credenciales, la preinscripción y las notificaciones al anfitrión. También estamos diseñados para crecer contigo, ampliándolo o reduciéndolo para satisfacer tus necesidades actuales y futuras.

Obtenga más información sobre nuestras soluciones de gestión de visitantes.

Imprescindible hecho de forma sencilla

La gestión eficaz de los visitantes es un componente crucial de la seguridad y la eficiencia de las organizaciones modernas.

Estamos superando los anticuados procesos manuales y adoptando soluciones digitales que mejoran la seguridad, el cumplimiento y, lo que es más importante, la experiencia de los visitantes.

Una vez que domine los principios básicos de la gestión de visitantes, las funciones esenciales que debe buscar y cómo diferenciar entre los sistemas, estará bien posicionado para elegir un enfoque ganador para su organización.

Si un sistema de gestión de visitantes de Acre le parece la respuesta que está buscando, nos encantaría ayudarlo. Todo comienza con una conversación sencilla: sin presiones ni prisas por vender. Queremos entender tu negocio y lo que necesitas, así que ponte en contacto con nosotros y cuéntanos todo.