Zurück zu den Grundlagen: Was ist Besuchermanagement?

Eine der am häufigsten gestellten Fragen, die uns in der Besuchermanagement-Branche normalerweise gestellt werden, lautet: „Was ist Besuchermanagement?“ Diese Frage ist berechtigt, da es zu Unklarheiten darüber kommen kann, ob Besuchermanagement ein Prozess oder ein System ist und was es wirklich beinhaltet. Um Missverständnisse auszuräumen und Klarheit zu schaffen, wollen wir uns mit den Grundlagen des Besuchermanagements befassen.

Was ist Besuchermanagement?

Besuchermanagement bezieht sich auf den Prozess der Verfolgung und Verwaltung des Ein- und Ausgangs von Besuchern innerhalb einer Einrichtung. Dies kann Gäste, Auftragnehmer und sogar Mitarbeiter einschließen, die möglicherweise keine Stammgäste in den Räumlichkeiten sind. Dies ist ein entscheidender Bestandteil einer umfassenden Sicherheitsstrategie, die sicherstellt, dass alle Personen in der Einrichtung zur Rechenschaft gezogen werden und dass unbefugter Zugriff verhindert wird.

Besuchermanagementsysteme wurden entwickelt, um diesen Prozess zu rationalisieren und eine strukturierte Methode zur Überwachung der Besucher zu bieten. Diese Systeme können von einfachen Anmeldeformularen bis hin zu ausgeklügelten digitalen Lösungen reichen, die in andere Sicherheits- und Informationssysteme integriert werden können. Im Kern zielt das Besuchermanagement darauf ab, die Sicherheit zu erhöhen, die betriebliche Effizienz zu verbessern und den Besuchern ein nahtloses Erlebnis zu bieten.

Unternehmen, die ein Besuchermanagementsystem implementierten, verzeichneten eine Verkürzung der Check-in-Zeiten um 50% und eine Verbesserung der betrieblichen Effizienz um 30%

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Wann wissen Sie, ob Sie ein Besuchermanagementsystem benötigen?

Die Feststellung, ob ein Besuchermanagementsystem erforderlich ist, hängt häufig von mehreren Faktoren ab:

• Hohes Besucheraufkommen: Wenn Ihre Einrichtung regelmäßig eine große Anzahl von Besuchern hat, kann Acre Visitor Management Ihnen helfen, den Ablauf effizient zu verwalten, da wir das umfassendste und anpassbarste System auf dem Markt haben!
• Sicherheitsbedenken: In Umgebungen, in denen Sicherheit von größter Bedeutung ist, wie Regierungsgebäude, Schulen oder Firmenbüros, ist Besuchermanagement ein Muss, da es eine zusätzliche Schutzebene bietet. Tatsächlich arbeitet Acre Visitor Management mit AWS (Amazon Web Services) zusammen und bietet so ein beispielloses Verwaltungssystem.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Einige Branchen sind aus regulatorischen Gründen verpflichtet, detaillierte Besucheraufzeichnungen zu führen. Mit dem Besuchermanagement von Acre können Sie beispielsweise die Aufzeichnungen aller Ihrer Einrichtungen unter demselben System führen. Sie haben die volle Kontrolle über Ihre Daten auf globaler Ebene!
• Betriebliche Effizienz: Für Unternehmen, die ihre Abläufe rationalisieren und das Personal an der Rezeption entlasten möchten, kann Acre viele Aufgaben im Zusammenhang mit dem Besuchermanagement automatisieren. Und reduzieren Sie Ihre Check-in-Zeit um 50%!
• Markenimage: Ein professionelles Besuchermanagementsystem kann Ihr Markenimage verbessern, indem es ein reibungsloses und modernes Besuchererlebnis bietet.

Was sind die ersten Schritte bei der Suche nach einer Besuchermanagement-Lösung?

Der Start der Suche nach dem richtigen Besuchermanagementsystem umfasst mehrere wichtige Schritte:

1. Beurteilen Sie Ihre Bedürfnisse: Ermitteln Sie, was Sie vom Besuchermanagement benötigen. Berücksichtigen Sie Faktoren wie das Besucheraufkommen, die Sicherheitsanforderungen und alle spezifischen Funktionen, die möglicherweise erforderlich sind.
2. Forschungslösungen: Suchen Sie nach Systemen, die Ihre Kriterien erfüllen. Wir bei Acre sind stolz darauf, mit vielen Fortune-500-Unternehmen zusammenzuarbeiten!
3. Erwägen Sie die Skalierbarkeit: Wählen Sie ein System, das mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Es sollte flexibel genug sein, um sich an sich ändernde Bedürfnisse anzupassen.
4. Funktionen auswerten: Vergleichen Sie die Funktionen verschiedener Systeme. Zu den wichtigsten Merkmalen, die es zu berücksichtigen gilt, gehören:
   1. Besucherregistrierung: Die Möglichkeit, Besucher vorab zu registrieren und ihnen Bestätigungen zu senden.
   2. Ausweisdruck: Drucken Sie automatisch Besucherausweise mit ihren Details und Fotos.
   3. Integration: Kompatibilität mit anderen Sicherheitssystemen wie Zutrittskontrolle und Überwachung.
   4. Benachrichtigungen: Informieren Sie die Mitarbeiter, wenn ihre Besucher ankommen.
   5. Datenmanagement: Sichere Speicherung und einfacher Abruf von Besucheraufzeichnungen.

Fazit

Besuchermanagement ist ein wichtiger Aspekt moderner Sicherheit und Betriebseffizienz. Wenn Unternehmen ihre Bedeutung und die Faktoren, die ihre Implementierung erforderlich machen, verstehen, können sie fundierte Entscheidungen über das richtige System für ihre Bedürfnisse treffen.

Die Implementierung eines Besuchermanagementsystems hat viele Organisationen verändert. Beispielsweise reduzierte die Implementierung eines Besuchermanagementsystems in einer wichtigen Unternehmenszentrale die Check-in-Zeiten um 50% und verbesserte die allgemeine Sicherheit. In einem Schulbezirk, der ein Besuchermanagementsystem einführte, wurde die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften deutlich verbessert, wodurch eine sicherere Umgebung für Schüler und Mitarbeiter gewährleistet wurde.

Sind Sie bereit, das Besuchermanagement in Ihre Einrichtung zu integrieren? Kontaktieren Sie uns noch heute und entdecke wie Acre Besuchermanagement kann Ihre Anlage umgestalten.