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Redéfinir l'expérience des visiteurs sur le lieu de travail grâce à l'innovation
L'innovation redéfinit la manière dont les entreprises gèrent les interactions sur le lieu de travail, et acre Visitor Management continue de mener le changement avec le lancement du Réceptionniste Virtuel. Cet outil révolutionnaire réimagine les zones d'accueil en associant une technologie de pointe à une connexion humaine authentique, garantissant que chaque invité se sente accueilli et soutenu.
Pour explorer cette avancée, nous nous sommes entretenus avec Bridget Machovec, Product Manager Director for acre Visitor Management, qui nous a expliqué pourquoi le réceptionniste virtuel est sur le point de transformer la gestion des visiteurs sur le lieu de travail .
Qu'est-ce que le réceptionniste virtuel ?
Le réceptionniste virtuel est conçu pour offrir une expérience d'accueil transparente et centrée sur l'humain, tout en améliorant l'efficacité. Déployée via des kiosques élégants, cette solution permet aux visiteurs d'un lieu de travail de s'enregistrer, d'obtenir une assistance en temps réel et d'accéder à des informations essentielles, le tout par le biais d'une interaction à distance et en direct .
C'est comme si un concierge était disponible à toute heure. Au lieu d'être physiquement présent, il n'est qu'à un bouton, accessible via une interface d'appel vidéo de haute qualité.
-Bridget Machovec, Product Manager Director at acre Visitor Management
Il ne s'agit pas seulement d'optimiser les ressources du lieu de travail, mais aussi de s'assurer que les visiteurs ne sont jamais laissés sans surveillance, quels que soient l'heure et le lieu.
La connexion humaine, pas l'automatisation
Lorsque l'on entend " réceptionniste virtuel ", beaucoup imaginent une automatisation sans visage ou des interactions robotiques, y compris des chatbots frustrants et des systèmes automatisés qui font que les utilisateurs se sentent plus aliénés qu'assistés. La réceptionniste virtuelle d'Acre remet en question ce stéréotype en mettant l'accent sur l'interaction humaine avant tout .
"Il ne s'agit pas de remplacer les gens par des machines, souligne Bridget.
Notre réceptionniste virtuel repose sur le principe de la connexion humaine. Il s'agit d'étendre l'interaction humaine d'une manière à la fois accessible et évolutive, efficace et disponible, quel que soit le lieu ou le moment où l'on a besoin d'aide.
Au lieu de s'en remettre à un chatbot scénarisé et impersonnel, les visiteurs d'un lieu de travail peuvent entrer en contact avec une personne réelle par le biais d'un appel vidéo de haute qualité. Cette approche améliore l'expérience des visiteurs en remplaçant les sentiments d'anxiété ou de confusion par de la clarté et de la confiance, en veillant à ce que chaque interaction reste personnelle et significative.
Bridget donne un exemple : "Imaginez que vous entriez dans le hall d'entrée d'un lieu de travail tard dans la nuit et que vous le trouviez vide. Au lieu de vous sentir perdu ou anxieux, vous pouvez appuyer sur un bouton de notre kiosque magnifiquement conçu et entrer immédiatement en contact avec quelqu'un qui sait exactement comment vous aider ".
Cette combinaison de technologie et d'attention personnelle élimine les barrières et offre une expérience réactive, engageante et chaleureuse .
Comment cela fonctionne-t-il ?
Le réceptionniste virtuel redéfinit les attentes du lieu de travail dès l'instant où le visiteur entre dans le hall d'entrée. Au lieu d'un bureau sans personnel ou d'un écran de libre-service déconcertant, il interagit avec un kiosque élégant doté d'une interface intuitive .
"Chaque interaction a été conçue dans un souci de simplicité", explique Bridget.
Si un visiteur a des problèmes ou des questions, il lui suffit d'appuyer sur "Appeler le réceptionniste", et une vraie personne est là instantanément pour l'aider.
Grâce à un flux en direct, le réceptionniste à distance peut immédiatement accéder aux détails de l'enregistrement du visiteur et le guider pas à pas. Qu'il s'agisse de les diriger vers la bonne chambre ou de les aider en cas de refus d'enregistrement, le système garantit que l'assistance sur le lieu de travail reste facile et personnelle.
Ce système est particulièrement précieux pour les entreprises qui gèrent plusieurs lieux de travail, comme Commercial Real State, ou qui opèrent dans des régions où le nombre de visiteurs est faible et où il n'est pas toujours possible de maintenir du personnel sur place .
Les principaux avantages
- Service personnalisé: Contrairement aux systèmes automatisés traditionnels, le réceptionniste virtuel offre une expérience qui semble adaptée à chaque visiteur. "Les visiteurs savent qu'ils parlent à quelqu'un qui comprend leurs besoins particuliers et qui est là pour leur apporter des solutions significatives", explique Bridget.
- Disponibilité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 : Les lieux de travail modernes fonctionnent souvent au-delà des horaires de 9 à 5. Le réceptionniste virtuel offre une disponibilité continue, faisant de l'accueil 24 heures sur 24 une réalité sans augmentation des coûts.
- Rentabilité : En utilisant des réceptionnistes à distance pour superviser plusieurs lieux de travail simultanément, les organisations peuvent réduire leurs dépenses tout en maintenant une gestion des visiteurs de haute qualité.
- Portée mondiale : "Votre réceptionniste peut se trouver dans la ville ensoleillée d'Orlando, en Floride, tout en aidant des personnes sur un site en Antarctique", note Bridget. "Ce niveau de flexibilité est inégalé.
- Conformité à la sécurité des données : Avec des configurations conformes au GDPR et un contrôle administratif complet sur les flux de travail, les autorisations et les données des visiteurs, les entreprises peuvent être sûres que le système répond aux normes de sécurité les plus strictes.
Répondre proactivement aux préoccupations
L'introduction d'une nouvelle technologie soulève souvent des questions. Les doutes les plus courants concernent la qualité vidéo, la complexité de l'installation ou la fiabilité technique. Acre s'est méticuleusement attaqué à ces problèmes potentiels .
Notre équipe a effectué des tests rigoureux pour garantir des performances irréprochables, de la réduction de la latence à la clarté audiovisuelle, assure Bridget .
Pour ceux qui s'inquiètent de la mise en œuvre, elle ajoute : "Nous avons conçu le processus de déploiement pour qu'il soit aussi simple que possible, avec des directives détaillées et une intégration matérielle et logicielle transparente ."
Encore des doutes ? Acre propose des démonstrations en direct à partir de janvier 2025 afin que les clients potentiels puissent découvrir la technologie de première main .
Construire un avenir centré sur l'humain
Au cœur de cette technologie, le réceptionniste virtuel vise à améliorer non seulement l'efficacité opérationnelle, mais aussi le bien-être émotionnel des visiteurs sur le lieu de travail .
"Nous avons tous été confrontés à des situations où nous ne nous sentions pas à notre place - dans un bureau inconnu, sans être sûrs de la langue ou des protocoles", déclare Bridget.
Le réceptionniste virtuel vise à éliminer cette incertitude et à faire en sorte que chaque visiteur sur le lieu de travail se sente soutenu.
L'accent mis sur l'expérience émotionnelle du visiteur différencie la solution d'Acre des systèmes traditionnels de gestion des visiteurs. Il ne s'agit pas seulement d'efficacité, mais de création d'un environnement de travail accueillant et centré sur l'humain .
Une vision pour demain
Disponible dès maintenant, le réceptionniste virtuel peut être facilement intégré aux kiosques de gestion des visiteurs existants d'acre, ce qui garantit une mise à niveau transparente pour les utilisateurs actuels .
"Nous ne nous contentons pas de créer des produits, nous favorisons les relations. Le réceptionniste virtuel incarne le dévouement d'acre à l'innovation et à la confiance des clients", remarque Bridget.
Réflexions finales
Le réceptionniste virtuel d'acre représente plus qu'un progrès technologique : c'est l'avenir de la gestion des visiteurs sur le lieu de travail. En associant une technologie de pointe à une interaction humaine sincère, acre continue à placer la barre plus haut, établissant une nouvelle norme pour la gestion de l'accueil sur le lieu de travail.
Pour les entreprises qui cherchent à améliorer leur efficacité, à réduire leurs coûts et à offrir une expérience de qualité supérieure aux visiteurs, le réceptionniste virtuel est la solution .
"Nous voulons que chaque visiteur se sente remarqué, valorisé et réellement pris en charge", conclut Bridget. "Car c'est ce qui distingue les grandes entreprises des autres .
Restez à l'écoute pour d'autres mises à jour au fur et à mesure que nous déployons cette remarquable solution pour le lieu de travail.
