11 unverzichtbare Funktionen der Besuchermanagement-Lösung

Die meisten Besuchermanagement-Lösungen auf dem heutigen Markt sind mit einer Vielzahl von Funktionen ausgestattet. Um Entscheidungsträgern dabei zu helfen, zu entscheiden, welche Funktionen unverzichtbar sind und welche einfach nur nette Extras sind, stellen wir eine aktualisierte Liste der beliebtesten Besucherverwaltungsfunktionen für die Auswahl einer neuen digitalen Front-of-House-Lösung zur Verfügung.

Seit der Einführung der DSGVO im Mai 2018 und der Verabschiedung von NIS2 durch die Europäische Union haben Unternehmen der Sicherheit ihrer Räumlichkeiten, Daten, Mitarbeiter und Besucher zunehmend Priorität eingeräumt. Die Implementierung intelligenter Besuchermanagement-Lösungen an der Rezeption hat zu effizienteren, transparenteren und sichereren Check-in-Prozessen sowohl für Mitarbeiter als auch Besucher geführt.

Um wichtige Entscheidungsträger bei der Identifizierung wichtiger Besuchermanagementfunktionen für ihren Betrieb zu unterstützen, haben wir eine Liste der beliebtesten Funktionen zusammengestellt, die von unseren Fortune-500-Kunden bevorzugt werden, die ihre Front-of-House-Prozesse auf leistungsfähigere und zukunftssicherere Lösungen umgestellt haben.

1. Besucher im Voraus buchen

Für Organisationen, die häufig Veranstaltungen und Konferenzen vor Ort veranstalten, ermöglicht die praktische Vorbuchungsfunktion Besuchern und Gästen, ihre Teilnahme im Voraus zu registrieren. Dies gewährleistet nicht nur einen reibungslosen Check-in-Prozess, sondern führt auch zu einer deutlichen Verkürzung der Wartezeiten. Anstatt der üblichen 1—2 Minuten, die für den Check-in benötigt werden, ermöglicht die Vorbuchungsfunktion den Teilnehmern, den Vorgang in Sekundenschnelle abzuwickeln, wodurch ihre Zeit maximiert und das gesamte Veranstaltungserlebnis verbessert wird.

2. Passen Sie Check-In-Workflows an

Mit der Einführung der DSGVO und des CCPA haben sich die Datenerfassungsprozesse geändert, um die Anzahl der Informationsanfragen zu erhöhen. Traditionelle Prozesse des Besuchermanagements werden beeinträchtigt, was zu erhöhten Zeit- und Ressourcenkosten führt. Das manuelle Erstellen, Drucken, Organisieren und Speichern von Daten von Drittanbietern in physischen Ordnern vor Ort stellen Mitarbeiter vor Herausforderungen, die mehrere Aufgaben zu erledigen haben.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, bieten moderne Besuchermanagement-Lösungen anpassbare Check-in-Workflows für verschiedene Besuchertypen. Kuriere werden aufgefordert, den Firmennamen, den vollständigen Namen, die Liefernummer, die Kontaktinformationen und die Unterschrift anzugeben, während die Befragten möglicherweise Positionsdetails und den Hostnamen angeben und ein Foto machen können. Diese optimierten Konzepte gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, verbessern die Effizienz und ermöglichen es Unternehmen, die Anforderungen des Besuchermanagements mit Zuversicht zu erfüllen.

3. Digitale Formulare signieren

Die Umsetzung der DSGVO und des CCPA hat nicht nur zu Änderungen bei der Datenerfassung geführt, sondern auch die Datenschutzpraktiken und Maßnahmen zur Verhinderung von Datenschutzverletzungen von Unternehmen weltweit erheblich beeinflusst. Große Unternehmen haben sich der digitalen Transformation verschrieben, indem sie ihre traditionellen Methoden zur Besucheraufzeichnung und Speicherung von Dateien weiterentwickelt und sie als effektive Lösungen zur Eindämmung von Datenschutzverletzungen eingeführt haben.

Um die Datensicherheit zu erhöhen und den Check-in-Prozess zu optimieren, haben Unternehmen NDAs, Rechtsformen und andere Unterzeichnungsanforderungen in ihre Besucherabläufe integriert, um sicherzustellen, dass Besucher die erforderlichen Dokumente unterschreiben, bevor sie die Räumlichkeiten betreten.

4. Passen Sie Besucherausweise an

Der letzte Schritt im Check-in-Prozess einer Besuchermanagement-Lösung ist das Drucken von Ausweisen. Unabhängig davon, ob sich ein Besucher vorab registriert oder den Check-in bei der Ankunft abschließt, kann das System im Rahmen einer modernen Besuchermanagement-Lösung schnell individuelle Ausweise drucken. In Fällen, in denen Integrationen für die Zugangskontrolle vorhanden sind, können diese Ausweise an den Kontrollpunkten gescannt werden, um autorisierten Zugang zu konfigurierten Bereichen zu erhalten.

Organisationen haben auch die Möglichkeit, ihre Besucherausweise mit Bildern und Farben für Veranstaltungen, Konferenzen, Tagungen oder andere Anlässe individuell zu gestalten. Auf diese Weise können sie den gesamten Check-in-Prozess von Anfang bis Ende anpassen. Dies erleichtert es den Mitarbeitern, Besucher bei der Ankunft zu identifizieren und zu unterscheiden.

5. Gastgeber sofort benachrichtigen

Eine zuverlässige Besuchermanagement-Lösung stellt sicher, dass Gastgeber unabhängig von ihrem geplanten Reiseziel umgehend über die Ankunft von Besuchern informiert werden. Wenn Besucher den Check-in-Vorgang mithilfe einer Besuchermanagement-Lösung abschließen, werden automatische Benachrichtigungen über verschiedene Kanäle wie SMS, E-Mail und Push-Benachrichtigungen gesendet, um die Gastgeber über ihre Ankunft zu informieren.

Nach Erhalt der Benachrichtigung können Gastgeber über die Besuchermanagement-Lösung Nachrichten senden, um die wartenden Besucher über Verzögerungen zu informieren, oder zum Empfangsbereich gehen, um die Besucher persönlich abzuholen. Durch die Einrichtung direkter Kommunikationskanäle zwischen Gastgebern und Besuchern reduziert diese Funktion die Wartezeiten an der Rezeption erheblich und verbessert das allgemeine Besuchererlebnis durch einen benutzerorientierten Self-Service-Check-in-Prozess.

6. Integrieren Sie Anwendungen von Drittanbietern

Wenn Sie eine zukunftssichere Lösung in Betracht ziehen, ist es wichtig, deren Kompatibilität mit anderen Lösungen zu bewerten. Besuchermanagement-Lösungen bieten beispielsweise die Möglichkeit, Zutrittskontrolle und Watchlists zu integrieren und so die Sicherheitsfunktionen zu verbessern.

Darüber hinaus kann die Integration mit intern verwendeten Anwendungen wie DocuSign und Office 365 das Erlebnis für Mitarbeiter verbessern und die Gesamteffizienz und Effektivität von Besuchermanagement-Lösungen steigern.

7. Entwerfen Sie benutzerfreundliche Erlebnisse

Während grundlegende Besuchermanagement-Lösungen ein schnelles Einchecken ermöglichen, bieten großartige Besuchermanagement-Lösungen zusätzliche komplexe Systemfunktionen, ohne die Benutzeroberfläche (UI) zu beeinträchtigen. Die Integration von Markenlogos und Farbschemata in das Frontend einer Besuchermanagement-Lösung kann die Marke erheblich verbessern und einen bleibenden ersten Eindruck bei den Besuchern hinterlassen.

Als erste Anlaufstelle für Neuankömmlinge vor Ort sollten Workflows einfache, schnelle und effiziente Benutzererlebnisse (UX) bieten. Dies kann durch die Integration mehrerer Sprachoptionen für verschiedene Standorte der Lösung erreicht werden, wobei Besucher verschiedener Nationalitäten angesprochen werden.

8. Gewinnen Sie Erkenntnisse aus detaillierten Berichten

Die Erstellung detaillierter Besucherberichte bietet Mitarbeitern wertvolle visuelle Einblicke, die ihre Rollenfunktionen innerhalb von Organisationen verbessern. Suchkriterien in Echtzeit wie Besuchertyp, Eintrittszeit, Abfahrtszeit, Besuchername und Zugangsberechtigung ermöglichen es Sicherheitsteams, Rezeptionisten und anderem Personal, Datentrends zu erkennen. So können Gebäudemanager beispielsweise die Hauptverkehrszeiten der Besucher genau bestimmen, um die Ressourcen im Laufe des Tages strategisch einzusetzen und so einen optimalen Betrieb der Anlage zu gewährleisten.

9. Sorgen Sie für Gesundheit, Sicherheit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Um branchenspezifische gesetzliche Rahmenbedingungen einzuhalten, müssen Unternehmen Lösungen wählen, die die digitale Anzeige und Erfassung wichtiger Informationen vor dem Check-in der Besucher ermöglichen. In bestimmten Fällen ist die Unterzeichnung von Formularen oder die Zustimmung zu Bedingungen erforderlich, um einen Prüfpfad für Compliance-Audits und interne Untersuchungen zu erstellen.

10. Verwaltung von Auftragnehmern vor Ort

Die effiziente Verwaltung von Auftragnehmern, die Einrichtungen betreten und verlassen, ist für die Gewährleistung von Sicherheit und Einhaltung der Vorschriften von entscheidender Bedeutung. Mit einer robusten Besuchermanagement-Lösung wird ein spezielles Portal eingerichtet, auf dem Auftragnehmer die Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften übernehmen können. Auf diese Weise können Unternehmen über die Aktivitäten der Auftragnehmer auf dem Laufenden bleiben und eine genaue Berichterstattung erstellen. Zu den wichtigsten Funktionen der Auftragnehmerverwaltung gehören das Hochladen von Einführungsvideos für Auftragnehmer, die Verwaltung von Qualifikationen und Lizenzen, die Überprüfung des Versicherungsschutzes, der Abgleich der Arbeitszeiten von Auftragnehmern mit Rechnungen und die Verhinderung des Zugriffs für Auftragnehmer mit abgelaufenen Einweisungen.

11. Globale Skalierbarkeit

Viele Anbieter von Besuchermanagement richten sich in erster Linie an die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen. Folglich fehlt den meisten auf dem Markt erhältlichen Besuchermanagement-Lösungen die notwendige Skalierbarkeit, um globale Organisationen effektiv zu bedienen. Um Ihre Investitionen in das Besuchermanagement zu schützen und zukunftssicher zu machen, empfehlen wir Entscheidungsträgern, sich für eine Lösung mit zentralisierte Datenbankfunktionen und schnelle Skalierbarkeit. Wenn Sie sich für eine Cloud-basierte Lösung entscheiden, können Sie Ihr System aus der Ferne verwalten und bei Bedarf die Einhaltung globaler und regionaler Datenrichtlinien sicherstellen.

Fazit

In dieser informationsreichen Ära ist ein robustes und effizientes Besuchermanagementsystem für Unternehmen zu einer absoluten Notwendigkeit geworden. Es bietet ihnen eine Vielzahl von Funktionen wie Besucherverfolgung in Echtzeit, schnelles Drucken von Ausweisen, sofortige Gastgeberbenachrichtigungen, Integration von Drittanbieteranwendungen, benutzerfreundliche Erlebnisse, detaillierte Berichterstattung, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Verwaltung von Auftragnehmern vor Ort und globale Skalierbarkeit. Durch die Investition in eine Lösung mit diesen Funktionen können Unternehmen ihr Sicherheitsniveau erheblich verbessern, den Besucherempfang optimieren und vor allem ein nahtloses Besuchererlebnis bieten.

Kontaktiere uns um herauszufinden, wie Sie Ihre Mitarbeiter, Räumlichkeiten und Daten mit robusten digitalen und physischen Sicherheitslösungen schützen können.