11 ميزة لا غنى عنها لحلول إدارة الزوار

تأتي معظم حلول إدارة الزوار في السوق اليوم مجهزة بمجموعة واسعة من الميزات. لمساعدة صانعي القرار في تحديد أي منها ضروري وأي منها مجرد إضافات لطيفة، نقدم قائمة محدثة بميزات إدارة الزوار الأكثر شيوعًا لاختيار حل رقمي جديد لواجهة المنزل.

منذ تقديم GDPR في مايو 2018 واعتماد NIS2 في الاتحاد الأوروبي، أعطت المنظمات الأولوية بشكل متزايد لأمن وسلامة مبانيها وبياناتها وموظفيها وزوارها. أدى تنفيذ حلول إدارة الزوار الذكية في الجزء الأمامي من المنزل إلى عمليات تسجيل دخول أكثر كفاءة وشفافية وأمانًا لكل من الموظفين والزوار.

لدعم صانعي القرار الرئيسيين في تحديد ميزات إدارة الزوار الهامة لعملياتهم، قمنا بتجميع قائمة بالميزات الأكثر شيوعًا التي يفضلها عملاء Fortune 500 الذين قاموا بترقية عملياتهم الأمامية إلى حلول أكثر قدرة ومقاومة للمستقبل.

1. زوار الحجز المسبق

بالنسبة للمؤسسات التي تستضيف بشكل متكرر الأحداث والمؤتمرات في الموقع، تتيح ميزة الحجز المسبق المريحة للزوار والضيوف تسجيل حضورهم مسبقًا. هذا لا يضمن عملية تسجيل وصول سلسة فحسب، بل يؤدي أيضًا إلى انخفاض كبير في وقت الانتظار. بدلاً من المدة المعتادة التي تستغرق 1-2 دقيقة لإكمال تسجيل الوصول، تتيح ميزة الحجز المسبق للحاضرين إنجاز العملية في غضون ثوانٍ، مما يزيد من وقتهم ويعزز تجربة الحدث بشكل عام.

2. تخصيص عمليات سير عمل تسجيل الوصول

مع إدخال GDPR و CCPA، تغيرت عمليات التقاط البيانات لتعزيز طلبات المعلومات. تتأثر عمليات إدارة الزوار التقليدية، مما يؤدي إلى زيادة تكاليف الوقت والموارد. يشكل إنشاء بيانات الجهات الخارجية يدويًا وطباعتها وتنظيمها وتخزينها في الموقع في مجلدات مادية تحديات لموظفي واجهة المنزل الذين يتعاملون مع مسؤوليات متعددة.

لمواجهة هذه التحديات، توفر حلول إدارة الزوار الحديثة عمليات سير عمل تسجيل وصول قابلة للتخصيص لأنواع مختلفة من الزوار. يُطلب من شركات الشحن تقديم اسم الشركة والاسم الكامل ومرجع التسليم ومعلومات الاتصال والتوقيع، بينما قد يقدم الأشخاص الذين تمت مقابلتهم تفاصيل الوظيفة واسم المضيف وإكمال التقاط الصور. تضمن هذه الأساليب المبسطة الامتثال وتحسين الكفاءة وتمكين المؤسسات من تلبية احتياجات إدارة الزوار بثقة.

3. توقيع النماذج الرقمية

لم يؤد تطبيق GDPR و CCPA إلى إحداث تغييرات في التقاط البيانات فحسب، بل أثر أيضًا بشكل كبير على ممارسات حماية البيانات وتدابير منع خرق البيانات للمنظمات في جميع أنحاء العالم. تبنت الشركات الكبيرة التحول الرقمي من خلال تطوير أساليب تسجيل الزوار التقليدية وتخزين الملفات، واعتمادها كحلول فعالة للتخفيف من انتهاكات البيانات.

لتعزيز أمن البيانات وتبسيط عملية تسجيل الوصول، قامت المؤسسات بدمج اتفاقيات عدم الإفشاء والنماذج القانونية ومتطلبات التوقيع الأخرى في سير عمل الزوار، مما يضمن توقيع الزوار على المستندات اللازمة قبل الوصول إلى المبنى.

4. تخصيص شارات الزائر

الخطوة الأخيرة في عملية تسجيل الوصول لحل إدارة الزوار هي طباعة الشارة. سواء قام الزائر بالتسجيل المسبق أو إكمال تسجيل الوصول عند الوصول، يمكن للنظام طباعة شارات الهوية المخصصة بسرعة كجزء من حل إدارة الزوار الحديث. في الحالات التي تكون فيها عمليات تكامل التحكم في الوصول قائمة، يمكن مسح شارات الهوية هذه في نقاط التحكم للحصول على وصول معتمد إلى المناطق التي تم تكوينها.

تتمتع المنظمات أيضًا بإمكانية تخصيص شارات الزوار الخاصة بها بالصور والألوان للأحداث أو المؤتمرات أو الاجتماعات أو أي مناسبة أخرى. وبهذه الطريقة، يمكنهم تخصيص عملية تسجيل الوصول بأكملها من البداية إلى النهاية. هذا يجعل من السهل على الموظفين التعرف على الزوار وتمييزهم عند الوصول.

5. قم بإخطار المضيفين على الفور

يضمن حل إدارة الزوار الموثوق به إخطار المضيفين على الفور بوصول الزوار، بغض النظر عن وجهتهم المقصودة. عندما يكمل الزوار عملية تسجيل الوصول باستخدام حل إدارة الزوار، يتم إرسال إشعارات تلقائية عبر قنوات مختلفة مثل الرسائل القصيرة والبريد الإلكتروني والإشعارات الفورية لإبلاغ المضيفين بوصولهم.

عند تلقي الإشعار، يمكن للمضيفين إرسال رسائل من خلال حل إدارة الزوار لإبلاغ الزوار المنتظرين بأي تأخير أو الانتقال إلى منطقة الاستقبال لجمع الزوار شخصيًا. من خلال إنشاء قنوات اتصال مباشرة بين المضيفين والزوار، تقلل هذه الميزة بشكل كبير من وقت الانتظار في مكتب الاستقبال وتعزز تجربة الزائر الإجمالية من خلال عملية تسجيل وصول ذاتية تركز على المستخدم.

6. دمج تطبيقات الطرف الثالث

عند التفكير في حل مناسب للمستقبل، من الضروري تقييم توافقه مع الحلول الأخرى. توفر حلول إدارة الزوار، على سبيل المثال، إمكانية التكامل مع التحكم في الوصول وقوائم المراقبة، وبالتالي تحسين وظائف الأمان.

علاوة على ذلك، يمكن للتكامل مع التطبيقات المستخدمة داخليًا مثل DocuSign و Office 365 تحسين تجربة الموظفين، وتعزيز الكفاءة والفعالية الشاملة لحلول إدارة الزوار.

7. تصميم تجارب سهلة الاستخدام

بينما توفر حلول إدارة الزوار الأساسية تجارب تسجيل وصول سريعة، توفر حلول إدارة الزوار الرائعة وظائف نظام معقدة إضافية دون المساس بواجهة المستخدم (UI). يمكن أن يؤدي دمج شعارات العلامة التجارية وأنظمة الألوان في الواجهة الأمامية لحل إدارة الزوار إلى تحسين العلامة التجارية بشكل كبير وترك انطباع أول دائم لدى الزوار.

كنقطة اتصال أولى للوافدين الجدد في الموقع، يجب أن تقدم عمليات سير العمل تجارب مستخدم بسيطة وسريعة وفعالة (UX). يمكن تحقيق ذلك من خلال دمج خيارات لغات متعددة لمواقع نشر الحلول المختلفة، وتلبية احتياجات الزوار من مختلف الجنسيات.

8. احصل على رؤى من التقارير التفصيلية

يوفر إنشاء تقارير الزوار التفصيلية للموظفين رؤى بصرية قيمة تعزز وظائف دورهم داخل المنظمات. تعمل معايير البحث في الوقت الفعلي، بما في ذلك نوع الزائر ووقت الدخول ووقت المغادرة واسم الزائر وترخيص الوصول، على تمكين فرق الأمن وموظفي الاستقبال وغيرهم من الموظفين من تحديد اتجاهات البيانات. على سبيل المثال، يمكن لمديري المرافق تحديد ساعات ذروة حركة الزوار لتخصيص الموارد بشكل استراتيجي على مدار اليوم، مما يضمن عمليات المرافق المثلى.

9. تحقيق الصحة والسلامة والامتثال القانوني

للامتثال للأطر التنظيمية الخاصة بالصناعة، يجب على المؤسسات اختيار الحلول التي تتيح العرض الرقمي والتقاط المعلومات الهامة قبل تسجيل دخول الزائر. في بعض الحالات، يعد توقيع النماذج أو الموافقة على الشروط أمرًا ضروريًا لإنشاء مسار تدقيق لعمليات تدقيق الامتثال والتحقيقات الداخلية.

10. إدارة المقاول في الموقع

تعد الإدارة الفعالة للمقاولين الذين يدخلون ويخرجون من المرافق أمرًا بالغ الأهمية لضمان الأمن والامتثال. يعمل حل إدارة الزوار القوي على إنشاء بوابة مخصصة حيث يمكن للمقاولين تولي مسؤوليات الامتثال الخاصة بهم. يتيح ذلك للمؤسسات البقاء على اطلاع دائم بنشاط المقاول والحفاظ على تقارير دقيقة. تشمل الوظائف الرئيسية لإدارة المقاول تحميل مقاطع الفيديو التعريفية للمقاولين، وإدارة المؤهلات والتراخيص، والتحقق من التغطية التأمينية، والتحقق من ساعات المقاول مقابل الفواتير، ومنع وصول المقاولين الذين لديهم إغراءات منتهية الصلاحية.

11. قابلية التوسع العالمية

يلبي العديد من مزودي إدارة الزوار بشكل أساسي احتياجات الشركات الصغيرة والمتوسطة. وبالتالي، فإن معظم حلول إدارة الزوار المتاحة في السوق تفتقر إلى قابلية التوسع اللازمة لخدمة المنظمات العالمية بفعالية. لحماية استثماراتك في إدارة الزوار والحفاظ عليها في المستقبل، نوصي صانعي القرار باختيار حل مع وظائف قاعدة البيانات المركزية وقدرات التوسع السريع. من خلال اختيار حل قائم على السحابة، يمكنك الاستمتاع بإدارة النظام عن بُعد وضمان الامتثال لسياسات البيانات العالمية والإقليمية، كلما لزم الأمر.

الخاتمة

في هذا العصر الغني بالمعلومات، أصبح وجود نظام قوي وفعال لإدارة الزوار ضرورة مطلقة للمؤسسات. إنه يمكّنهم من خلال مجموعة متنوعة من الميزات مثل تتبع الزوار في الوقت الفعلي، وطباعة الشارات السريعة، وإشعارات المضيف الفورية، وتكامل تطبيقات الطرف الثالث، والتجارب سهلة الاستخدام، والتقارير التفصيلية، والامتثال التنظيمي، وإدارة المقاول في الموقع، وقابلية التوسع العالمية. من خلال الاستثمار في حل بهذه الإمكانات، يمكن للمؤسسات تحسين وضعها الأمني بشكل كبير، وتبسيط استقبال الزوار، والأهم من ذلك، توفير تجربة سلسة للزوار.

اتصل بنا لمعرفة كيفية حماية الأشخاص والمباني والبيانات باستخدام حلول الأمان الرقمية والمادية المرنة.