11 características imprescindibles de la solución de gestión de visitantes

La mayoría de las soluciones de gestión de visitantes del mercado actual vienen equipadas con una amplia gama de funciones. Para ayudar a los responsables de la toma de decisiones a determinar cuáles son esenciales y cuáles son simplemente interesantes extras, proporcionamos una lista actualizada de las funciones de gestión de visitantes más populares para seleccionar una nueva solución digital de recepción.

Desde la introducción del RGPD en mayo de 2018 y la adopción del NIS2 en la Unión Europea, las organizaciones han priorizado cada vez más la seguridad de sus instalaciones, datos, empleados y visitantes. La implementación de soluciones inteligentes de gestión de visitantes en la recepción ha permitido que los procesos de registro sean más eficientes, transparentes y seguros tanto para el personal como para los visitantes.

Para ayudar a los principales responsables de la toma de decisiones a identificar las funciones críticas de gestión de visitantes para sus operaciones, hemos compilado una lista de las funciones más populares preferidas por nuestros clientes de Fortune 500 que han actualizado sus procesos de atención al cliente para convertirlos en soluciones más capaces y preparadas para el futuro.

1. Visitas con reserva previa

Para las organizaciones que con frecuencia organizan eventos y conferencias in situ, la práctica función de reserva previa permite a los visitantes e invitados registrar su asistencia con antelación. Esto no solo garantiza un proceso de registro sin problemas, sino que también reduce significativamente el tiempo de espera. En lugar de los típicos 1 a 2 minutos que se tarda en completar el registro, la función de reserva previa permite a los asistentes realizar el proceso rápidamente en cuestión de segundos, lo que maximiza su tiempo y mejora la experiencia general del evento.

2. Personalice los flujos de trabajo de

Con la introducción del RGPD y la CCPA, los procesos de captura de datos han cambiado para mejorar las solicitudes de información. Los procesos tradicionales de gestión de visitantes se ven afectados, lo que conlleva un aumento de los costos de tiempo y recursos. La creación manual, la impresión, la organización y el almacenamiento in situ de datos de terceros en carpetas físicas plantean desafíos para los empleados de recepción que se ocupan de múltiples responsabilidades.

Para hacer frente a estos desafíos, las soluciones modernas de gestión de visitantes proporcionan flujos de trabajo de registro personalizables para diferentes tipos de visitantes. Se solicita a los mensajeros que proporcionen el nombre de la empresa, el nombre completo, la referencia de entrega, la información de contacto y la firma, mientras que los entrevistados pueden proporcionar los detalles del puesto, el nombre del anfitrión y completar una captura fotográfica. Estos enfoques simplificados garantizan el cumplimiento, mejoran la eficiencia y permiten a las organizaciones satisfacer las necesidades de gestión de visitantes con confianza.

3. Firme formularios digitales

La implementación del GDPR y la CCPA no solo ha provocado cambios en la captura de datos, sino que también ha tenido un impacto significativo en las prácticas de protección de datos y las medidas de prevención de violaciones de datos de las organizaciones de todo el mundo. Las grandes empresas han adoptado la transformación digital mediante la evolución de sus métodos tradicionales de registro de visitantes y almacenamiento de archivos, adoptándolos como soluciones eficaces para mitigar las filtraciones de datos.

Para mejorar la seguridad de los datos y agilizar el proceso de registro, las organizaciones han integrado los NDA, los formularios legales y otros requisitos de firma en sus flujos de trabajo para visitantes, garantizando que los visitantes firmen los documentos necesarios antes de acceder a las instalaciones.

4. Personalice las insignias de visitante

El último paso en el proceso de registro de una solución de gestión de visitantes es la impresión de credenciales. Ya sea que un visitante se registre previamente o complete el registro a su llegada, el sistema puede imprimir rápidamente tarjetas de identificación personalizadas como parte de una solución moderna de gestión de visitantes. En los casos en que existan integraciones de control de acceso, estas tarjetas de identificación se pueden escanear en los puntos de control para obtener acceso autorizado a las zonas configuradas.

Las organizaciones también tienen la posibilidad de personalizar sus tarjetas de visitante con imágenes y colores para eventos, conferencias, reuniones o cualquier otra ocasión. De esta forma, pueden personalizar todo el proceso de registro de principio a fin. Esto facilita que los miembros del personal identifiquen y distingan a los visitantes a su llegada.

5. Notifique a los anfitriones al instante

Una solución fiable de gestión de visitantes garantiza que los anfitriones reciban una notificación inmediata de la llegada de visitantes, independientemente de su destino previsto. Cuando los visitantes completan el proceso de registro con una solución de gestión de visitantes, se envían notificaciones automáticas a través de varios canales, como SMS, correo electrónico y notificaciones automáticas, para informar a los anfitriones de su llegada.

Al recibir la notificación, los anfitriones pueden enviar mensajes a través de la solución de gestión de visitantes para informar a los visitantes que esperan sobre cualquier retraso o dirigirse al área de recepción para recoger a los visitantes en persona. Al establecer canales de comunicación directos entre los anfitriones y los visitantes, esta función reduce considerablemente el tiempo de espera en la recepción y mejora la experiencia general de los visitantes gracias a un proceso de registro de autoservicio centrado en el usuario.

6. Integre aplicaciones de terceros

Al considerar una solución preparada para el futuro, es crucial evaluar su compatibilidad con otras soluciones. Las soluciones de gestión de visitantes, por ejemplo, ofrecen la posibilidad de integrarse con el control de acceso y las listas de seguimiento, lo que mejora la funcionalidad de seguridad.

Además, la integración con aplicaciones de uso interno, como DocuSign y Office 365, puede mejorar la experiencia de los empleados y aumentar la eficiencia y la eficacia generales de las soluciones de gestión de visitantes.

7. Diseñe experiencias fáciles de usar

Si bien las soluciones básicas de gestión de visitantes ofrecen experiencias de registro rápidas, las excelentes soluciones de gestión de visitantes proporcionan funcionalidades de sistema complejas adicionales sin comprometer la interfaz de usuario (UI). La integración de los logotipos y esquemas de color de la marca en la interfaz de una solución de gestión de visitantes puede mejorar significativamente la marca y causar una primera impresión duradera en los visitantes.

Como primer punto de contacto para los recién llegados in situ, los flujos de trabajo deben ofrecer experiencias de usuario (UX) sencillas, rápidas y eficientes. Esto se puede lograr integrando opciones de varios idiomas para diferentes ubicaciones de implementación de soluciones, atendiendo a visitantes de diversas nacionalidades.

8. Obtenga información a partir de informes detallados

La creación de informes detallados de visitas ofrece a los empleados información visual valiosa que mejora sus funciones dentro de las organizaciones. Los criterios de búsqueda en tiempo real, incluidos el tipo de visitante, la hora de entrada, la hora de salida, el nombre del visitante y la autorización de acceso, permiten a los equipos de seguridad, recepcionistas y otro personal identificar las tendencias de los datos. Por ejemplo, los administradores de las instalaciones pueden determinar las horas de mayor tráfico de visitantes para asignar los recursos de manera estratégica a lo largo del día y garantizar un funcionamiento óptimo de las instalaciones.

9. Logre la salud, la seguridad y el cumplimiento legal

Para cumplir con los marcos normativos específicos de la industria, las organizaciones deben seleccionar soluciones que permitan la visualización digital y la captura de información crítica antes del registro de los visitantes. En algunos casos, es necesario firmar formularios o aceptar las condiciones a fin de establecer un registro de auditoría para las auditorías de cumplimiento y las investigaciones internas.

10. Gestión de contratistas in situ

La gestión eficiente de los contratistas que entran y salen de las instalaciones es crucial para garantizar la seguridad y el cumplimiento. Una solución sólida de gestión de visitantes establece un portal dedicado en el que los contratistas pueden asumir sus responsabilidades de cumplimiento. Esto permite a las organizaciones mantenerse actualizadas sobre la actividad de los contratistas y mantener informes precisos. Entre las funciones clave de la gestión de contratistas se incluyen subir vídeos de presentación de los contratistas, gestionar las cualificaciones y licencias, verificar la cobertura del seguro, cotejar las horas de trabajo de los contratistas con las facturas e impedir el acceso a los contratistas con las contrataciones vencidas.

11. Escalabilidad global

Muchos proveedores de gestión de visitantes atienden principalmente las necesidades de las pequeñas y medianas empresas. En consecuencia, la mayoría de las soluciones de gestión de visitantes disponibles en el mercado carecen de la escalabilidad necesaria para prestar un servicio eficaz a las organizaciones globales. Para proteger su inversión en gestión de visitantes y prepararla para el futuro, recomendamos a los responsables de la toma de decisiones que opten por una solución con funciones de bases de datos centralizadas y capacidades de escalabilidad rápida. Al elegir una solución basada en la nube, puede disfrutar de la administración remota del sistema y garantizar el cumplimiento de las políticas de datos globales y regionales, siempre que sea necesario.

Conclusión

En esta era rica en información, tener un sistema de gestión de visitantes sólido y eficiente se ha convertido en una necesidad absoluta para las organizaciones. Las dota de una variedad de funciones, como el seguimiento de los visitantes en tiempo real, la impresión rápida de credenciales, las notificaciones instantáneas a los anfitriones, la integración de aplicaciones de terceros, las experiencias fáciles de usar, la elaboración de informes detallados, el cumplimiento normativo, la gestión de contratistas in situ y la escalabilidad global. Al invertir en una solución con estas capacidades, las organizaciones pueden mejorar significativamente su postura de seguridad, agilizar la recepción de visitantes y, lo que es más importante, ofrecer una experiencia perfecta para los visitantes.

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