Cuatro formas en las que la gestión de visitantes puede ser un activo inestimable para los departamentos de TI

En un panorama digital en constante evolución, los departamentos de TI deben administrar y mantener la infraestructura de TI y las integraciones de aplicaciones de su organización y, al mismo tiempo, navegar por un flujo constante de rápidos desarrollos tecnológicos y amenazas de ciberseguridad. También deben garantizar que los sistemas que tienen instalados para los visitantes sean seguros, estén bien gestionados y sean valiosos. Estas son cuatro razones por las que los sistemas de gestión de visitantes (VMS) pueden ser la joya de la corona para los equipos de TI.

1. Los procesos de privacidad de datos se simplifican

La gestión de las normativas del RGPD (Protección General de Datos) y de la CCPA (Ley de Privacidad del Consumidor de California) puede ser compleja, desarticulada y requerir muchos recursos. Con un flujo de trabajo para los visitantes que permite el cumplimiento automático de las normas antes del registro, los requisitos de cumplimiento son más fáciles de implementar, gestionar y producir. Los documentos, como las políticas de ciberseguridad, los certificados de formación y las licencias de contratista, se integran fácilmente en el proceso de registro para reforzar la privacidad de los datos. Además, a diferencia de los inicios de sesión de visitantes en papel, un VMS basado en la nube oculta datos como nombres, direcciones y números de teléfono.

2. Las funciones de generación de informes ayudan a predecir las tendencias

Consultoría de desempeño, Liderazgo de Metris, afirma: «La anticipación en los equipos de alto rendimiento permite imaginar el futuro con precisión para orientarse y actuar con mayor rapidez y precisión». Esto es especialmente cierto en el caso de los departamentos de TI, que, en una era de rápido desarrollo tecnológico, necesitan mantenerse a la vanguardia. Al analizar los datos procedentes de un sistema VMS inteligente, se pueden obtener nuevas tendencias y conocimientos analíticos y, a partir de ahí, se pueden implementar nuevas estrategias y planes. Gracias a las funciones exclusivas de generación de informes de un VMS, se pueden identificar las lagunas en los datos y los recordatorios automáticos mantienen a los equipos al tanto de sus plazos y compromisos de auditoría.

3. La integración es simple y perfecta

La integración de un nuevo sistema puede ser una tarea ardua para los profesionales de TI de las grandes organizaciones. Sin embargo, para quienes cuentan con sistemas tecnológicos establecidos, optar por un proveedor de VMS con soluciones flexibles permite una integración más fluida, lo que impulsa la automatización y la adopción, por no hablar de una experiencia de registro más fluida para los visitantes. Un proveedor que ofrece varias opciones de alojamiento significa que puede adaptar los procesos de visitantes en función de las necesidades de su organización. Por ejemplo, puede alojar su VMS en un servidor local dentro de su red actual, optar por una solución basada en la nube con costos iniciales y continuos más bajos, o combinar ambas con una solución híbrida para obtener el máximo control y flexibilidad. También puedes adoptar un sistema que se integre con aplicaciones como DocuSign, el control de acceso, la gestión de credenciales, las reservas de habitaciones y escritorios y los calendarios como Outlook/Google y el software Watchlist.

4. Se pueden reducir las filtraciones de datos

Si bien la integridad de los datos dentro de una infraestructura digital es crucial, también pueden producirse violaciones de datos físicos. Conocidas como violaciones de datos internos, pueden producirse como resultado del robo de documentos o hardware, o de la copia de software y documentos. La mitigación y la planificación en torno a estos riesgos pueden llevar mucho tiempo para los profesionales de TI. Sin embargo, un proceso de registro de visitantes con tarjetas de identificación personalizables que prohíban el acceso a áreas controladas con información confidencial ayuda a reducir la posibilidad de robo de datos in situ.

La capacidad de controlar sin problemas el acceso, mantener el cumplimiento y aprovechar la información procesable coloca a los departamentos de TI a la vanguardia de la creación de entornos de trabajo seguros, eficientes y con visión de futuro. Adoptar estas estrategias de gestión de visitantes no es solo una inversión en el presente, sino un paso proactivo para fortalecer el futuro digital de las operaciones de TI.

Conclusión

La implementación de prácticas sólidas de gestión de visitantes se convierte en un activo inestimable para los departamentos de TI. Desde reforzar las medidas de seguridad hasta mejorar la eficiencia operativa, el impacto es de gran alcance. A medida que la tecnología sigue avanzando, aprovechar las soluciones modernas de gestión de visitantes se convierte no solo en una opción, sino en un imperativo estratégico.

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