4 façons dont la gestion des visiteurs peut être un atout inestimable pour les services informatiques

Dans un paysage numérique en constante évolution, les services informatiques doivent gérer et maintenir l'infrastructure informatique de leur organisation, les intégrations d'applications et, en même temps, faire face à un flux constant de développements technologiques rapides et de menaces de cybersécurité. Ils doivent également s'assurer que les systèmes mis en place pour les visiteurs sont sécurisés, bien gérés et utiles. Voici quatre raisons pour lesquelles les systèmes de gestion des visiteurs (VMS) peuvent être le joyau de la couronne pour les équipes informatiques.

1. Les processus de confidentialité des données sont simplifiés

La gestion des réglementations RGPD (protection générale des données) et CCPA (California Consumer Privacy Act) peut être complexe, décousue et gourmande en ressources. Grâce à un flux de travail pour les visiteurs qui permet le respect automatique des réglementations avant l'enregistrement, les exigences de conformité deviennent plus faciles à mettre en œuvre, à gérer et à produire. Des documents tels que les politiques de cybersécurité, les certificats de formation et les licences des sous-traitants sont facilement intégrés au processus d'enregistrement pour renforcer la confidentialité des données. De plus, contrairement aux connexions papier des visiteurs, un VMS basé sur le cloud masque des données telles que les noms, les adresses et les numéros de téléphone.

2. Les fonctionnalités de reporting permettent de prévoir les tendances

Conseil en matière de performance, Direction de Metris, déclare : « L'anticipation au sein d'équipes performantes permet d'imaginer avec précision l'avenir afin de s'orienter et d'agir avec plus de rapidité et de précision. » Cela est particulièrement vrai pour les services informatiques qui, à une époque de développement technologique rapide, doivent garder une longueur d'avance. En analysant les données provenant d'un système VMS intelligent, de nouvelles tendances et informations analytiques peuvent être recueillies, et à partir de là, de nouvelles stratégies et de nouveaux plans peuvent être mis en œuvre. Grâce aux fonctionnalités de reporting uniques d'un VMS, les lacunes dans les données peuvent être identifiées et des rappels automatiques permettent aux équipes de respecter leurs délais et leurs engagements en matière d'audit.

3. L'intégration est simple et fluide

L'intégration d'un nouveau système peut être une tâche ardue pour les professionnels de l'informatique au sein de grandes organisations. Cependant, pour ceux qui disposent d'équipements technologiques bien établis, opter pour un fournisseur de VMS proposant des solutions flexibles permet une intégration plus fluide, favorisant l'automatisation et l'adoption, sans oublier une expérience d'enregistrement plus fluide pour les visiteurs. Un fournisseur proposant différentes options d'hébergement vous permet d'adapter vos processus de visite en fonction des besoins de votre organisation. Par exemple, vous pouvez héberger votre machine virtuelle sur un serveur local au sein de votre réseau existant, opter pour une solution basée sur le cloud avec des coûts initiaux et permanents réduits, ou combiner les deux avec une solution hybride pour un contrôle et une flexibilité optimaux. Vous pouvez également adopter un système qui s'intègre à des applications telles que DocuSign, le contrôle d'accès, la gestion des badges, les réservations de chambres/bureaux, les calendriers tels que Outlook/Google et le logiciel Watchlist.

4. Les violations de données peuvent être réduites

Bien que l'intégrité des données au sein d'une infrastructure numérique soit cruciale, des violations physiques de données peuvent également se produire. Connues sous le nom de violations de données internes, elles peuvent résulter du vol de documents ou de matériel, ou de la copie de logiciels et de documents. L'atténuation de ces risques et la planification en conséquence peuvent prendre beaucoup de temps pour les professionnels de l'informatique. Cependant, un processus d'enregistrement des visiteurs avec des badges d'identification personnalisables interdisant l'accès aux zones contrôlées contenant des informations sensibles contribue à réduire les risques de vol de données sur place.

La capacité à contrôler les accès, à maintenir la conformité et à exploiter des informations exploitables place les services informatiques au premier plan de la création d'environnements de travail sécurisés, efficaces et avant-gardistes. L'adoption de ces stratégies de gestion des visiteurs n'est pas simplement un investissement dans le présent, mais une étape proactive visant à renforcer l'avenir numérique des opérations informatiques.

Conclusion

La mise en œuvre de solides pratiques de gestion des visiteurs apparaît comme un atout inestimable pour les services informatiques. Qu'il s'agisse de renforcer les mesures de sécurité ou d'améliorer l'efficacité opérationnelle, l'impact est considérable. Alors que la technologie continue de progresser, tirer parti des solutions modernes de gestion des visiteurs devient non seulement un choix, mais un impératif stratégique.

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