Comment tirer parti de la technologie de gestion des visiteurs pour la sécurité des entreprises

Lors d'une récente enquête, nous avons interrogé 200 entreprises (plus de 2 000 employés) et nous avons découvert que 50 % des responsables informatiques et 28 % des responsables de la sécurité recherchent une gestion des visiteurs basée sur le cloud pour améliorer à la fois la sécurité et l'expérience client. Plus de 35 % des entreprises ont indiqué que l'une des principales raisons pour lesquelles elles disposaient ou souhaitaient disposer d'un nouveau système technologique cloud de gestion des visiteurs (VM) était de créer un environnement plus sûr.

La réalité est que la sécurité est primordiale dans les organisations. Pour ceux qui reçoivent souvent un grand nombre de visiteurs et de personnel divers sur le lieu de travail, la sécurité est encore plus importante. En mettant en œuvre les outils et les fonctionnalités d'un système moderne de gestion des visiteurs, une série de facteurs de sécurité peuvent être efficacement pris en compte pour les entreprises.

Voici cinq méthodes pour tirer parti de la technologie de gestion des visiteurs :

1. Intégration pour des enregistrements plus sécurisés

Les grandes entreprises étant confrontées à une myriade de procédures complexes en matière de santé, de sécurité et de conformité, l'intégration de la documentation associée au processus d'enregistrement permet de renforcer les procédures. Par exemple, à l'aide d'un système basé sur le cloud, lorsque les visiteurs arrivent à la réception, ils sont invités à accepter les termes et conditions requis ou à fournir une signature électronique pour autoriser leur consentement à l'écran. Les intégrations ne s'arrêtent pas là non plus, car les logiciels Access Control ou Watchlist peuvent également être intégrés pour renforcer encore la sécurité sur site.

2. Personnalisez pour une meilleure sécurité

Après le processus d'enregistrement initial, une solution de gestion des visiteurs basée sur le cloud peut imprimer des badges d'identification des visiteurs personnalisés indiquant les noms, les détails de l'événement et des photos. Les équipes de sécurité peuvent facilement identifier tous les visiteurs dès leur arrivée. Si des applications de contrôle d'accès ont été intégrées, les badges d'identification peuvent également être codés pour autoriser ou refuser l'accès à des zones spécifiques du site. Ce haut niveau de personnalisation garantit non seulement une expérience plus fluide pour les visiteurs, mais introduit également un nouveau niveau de fonctionnalités de surveillance.

3. Utilisez des données précises et sécurisées

Dans le monde d'aujourd'hui, le concept de sécurité des entreprises va au-delà de la sécurité physique pour englober également la protection des données. Les données du cloud sont régulièrement sauvegardées pour les protéger contre les logiciels malveillants, les virus, les erreurs humaines, les incidents inattendus et les pannes de courant. De plus, la saisie de données en temps réel garantit que les informations sont toujours à jour, ce qui permet de disposer d'un effectif précis sur site et constitue une source fiable dans les scénarios d'évacuation d'urgence. Les rapports détaillés des visiteurs peuvent également être récupérés et analysés à l'aide de divers critères de recherche, allant de l'étude des heures d'entrée et de départ à l'identification des personnes disposant d'une autorisation d'accès.

4. Utilisez des outils de notification pour améliorer les arrivées de visiteurs

La notification de l'arrivée d'un visiteur peut être envoyée directement aux hôtes à l'aide de la technologie cloud via des canaux SMS ou textuels. Cela signifie que la présence d'une personne interrogée, d'un entrepreneur ou d'un client peut être annoncée presque immédiatement et que son arrivée sur les lieux est connue non seulement du personnel de sécurité, mais également de ceux qui l'attendent. Les photos des visiteurs peuvent également être incluses dans ces notifications, ce qui permet aux hôtes de s'assurer que les personnes qu'ils attendent correspondent à celles qui sont arrivées.

5. Optimisez la sécurité grâce à une meilleure gestion des sous-traitants

La gestion de la documentation de conformité pour ceux qui ne travaillent pas en tant qu'employés directs est non seulement complexe, mais prend également beaucoup de temps. Cependant, il s'agit d'un aspect essentiel de la sécurité des visiteurs sur place. Grâce à un système de gestion des visiteurs basé sur le cloud, les sous-traitants, les consultants indépendants et les indépendants peuvent télécharger des documents, des photos, une couverture d'assurance et du contenu multimédia directement sur un portail dédié. De cette façon, les organisations sont constamment au courant de leurs activités et ont l'assurance que tous les formulaires de sécurité et de conformité sont remplis à l'arrivée.

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