3 motivi per passare a un sistema di gestione dei visitatori basato su cloud

Poiché lavorare regolarmente dalle nove alle cinque diventa un ricordo del passato, non solo stiamo vedendo gli accordi di lavoro flessibili diventare la norma, ma c'è anche un cambiamento nel panorama dei visitatori.

I team dal lunedì al venerdì vengono sempre più sostituiti da visite più irregolari in ufficio. Si assiste a una maggiore condivisione delle scrivanie, un numero crescente di collaboratori esterni che entrano nei nostri spazi di lavoro e un afflusso di visitatori meno prevedibile. Parallelamente a questo cambiamento epocale sta emergendo la crescente importanza della tecnologia cloud.

Con un attuale globale valore di mercato di oltre 150 miliardi di dollari e circa 200 ZB di dati archiviati nel cloud entro il 2025e la crescente prevalenza di fornitori di infrastrutture come AWS (Amazon Web Service), Microsoft Azure e Google, è difficile negare la crescente popolarità del cloud computing

Inoltre, non è più la percezione di «come possiamo attirare un ospite in loco», ma si intreccia con «come proteggere le nostre persone e migliorare i processi utilizzando la tecnologia basata sul cloud». Ma quali sono i motivi specifici per passare dal sistema di gestione dei visitatori a una soluzione basata sul cloud?

1. La conformità normativa è migliorata

Applicando controlli più severi sulla privacy e la sicurezza dei dati, le leggi GDPR e CCPA hanno incoraggiato le organizzazioni a impiegare rigorosi processi di acquisizione dei dati dei visitatori. Utilizzando una tecnologia basata su cloud, i flussi di lavoro di check-in possono essere personalizzati per abilitare le istruzioni di accesso e le firme elettroniche per garantire la conformità alla documentazione normativa e di sicurezza all'arrivo.

I badge identificativi dei visitatori possono anche essere codificati con informazioni di controllo degli accessi per impedire l'ingresso in zone non autorizzate con informazioni sensibili o aree pericolose. Ciò può essere ulteriormente migliorato con applicazioni di terze parti come Watchlist che monitorano il movimento dei visitatori e che possono essere incorporate per proteggersi da attività criminali e illegali.

2. La scalabilità non è più una sfida per le organizzazioni con più sedi

Uno dei motivi principali per cui i decisori passano a soluzioni basate su cloud è la flessibilità e le opportunità di scalabilità che offrono. La scelta di un VMS basato sul cloud con un database centralizzato sblocca il potenziale di crescita e sviluppo senza limitazioni.

Le grandi organizzazioni globali possono implementare processi standardizzati per i visitatori che si allineano anche alle normative locali, internazionali e specifiche di settore in ciascuna delle loro sedi. L'accesso remoto al sistema di dati dei visitatori è possibile anche da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, consentendo una più stretta gestione del flusso dei visitatori e offrendo tranquillità ai responsabili IT, delle strutture o della sicurezza con sede in località remote.

3. Le esperienze dei visitatori sono arricchite

Le aziende con un elevato volume di traffico di visitatori riconoscono l'importanza non solo di gestire le procedure in modo efficace, ma anche di garantire un percorso positivo dei visitatori. Utilizzando i dati sulla posizione e sull'orario di arrivo/partenza dal cloud, è possibile analizzare informazioni in tempo reale per aiutare a stabilire nuovi sistemi che migliorino l'esperienza dei visitatori.

Ancora una volta, poiché la tecnologia cloud è compatibile con una vasta gamma di applicazioni software, è possibile integrare strumenti come DocuSign per rendere i processi di registrazione rapidi e semplici. Mantenendo aperte le linee di comunicazione tra i visitatori e i loro host, i sistemi basati su cloud lasciano spazio anche alle notifiche istantanee via SMS ed e-mail tra le due parti per aiutare a mantenere relazioni positive con i visitatori.

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4. Dati centralizzati

Immagina di poter vedere con un solo clic il volume di persone che la tua azienda riceverà oggi in tutto il mondo! Puoi prepararti per le ore di punta, analizzare le tendenze e prendere decisioni informate sulla base di un archivio di dati centralizzato.

Questa visione consolidata non solo semplifica le operazioni, ma fornisce anche informazioni preziose, consentendo una pianificazione strategica e l'adattabilità ai diversi volumi di visitatori. La capacità di accedere e analizzare i dati globali a portata di mano è un punto di svolta per ottimizzare l'efficienza e rimanere all'avanguardia nel panorama dinamico della gestione dei visitatori.

Conclusione

Maggiore sicurezza, migliori esperienze per i visitatori e vantaggi in termini di scalabilità sono solo tre dei motivi per passare a un VMS basato sul cloud. Inoltre, sono semplici da configurare, comportano costi iniziali inferiori e richiedono una manutenzione IT minima

Informazioni sulla sicurezza di Acre

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