Wie verbessert ein Besuchermanagementsystem die Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften?

In seinem Buch Connecting the Dots fordert John Chambers, renommierter Risikokapitalgeber und Berater für Unternehmen und Regierungen weltweit im Bereich der digitalen Wirtschaft, Unternehmen auf, „jeden Kunden und jede Begegnung als Gelegenheit zu betrachten, Daten zu sammeln und zu lernen“.

Es ist diese Prämisse, die ihn dazu gebracht hat, das Vermögen eines Unternehmens in eine der größten Technologiegeschichten aller Zeiten zu verwandeln und den Umsatz innerhalb von 20 Jahren von 1,2 Milliarden $ auf 47 Milliarden $ zu steigern.

Gute Kundenbeziehungen brauchen eine starke menschliche Verbindung. Sie sind das Herzstück jeder Erfolgsgeschichte. „Erfolg“ hängt jedoch von Vertrauen ab, und eine der wirksamsten Möglichkeiten, sich dieses zu verdienen, besteht darin, sicherzustellen, dass sich Mitarbeiter und Besucher in ihrer physischen Umgebung geschützt fühlen. Ganz zu schweigen vom sicheren und gesetzeskonformen Schutz aller Vermögenswerte und sensiblen Informationen.

Menschen gegen Roboter?

Die Vorstellung, den Betrieb an der Rezeption zu rationalisieren, indem die herkömmlichen Besucherregistrierungen mit Stift und Papier durch eine elektronische Zugangskontrolle ersetzt werden, beunruhigt einige Unternehmen ein wenig.

Gegner des Einsatzes von Front-of-House-Technologien berichten, dass die Automatisierung der Besucherregistrierung die menschliche Verbindung, die sie täglich mit Besuchern und Mitarbeitern haben, zunichte machen wird.

Es ist eine verständliche Besorgnis, die wir hören, aber eine, die leicht überwunden werden kann. Ersetzen physischer Zutrittskontrollsysteme durch eine elektronisches Besuchermanagementsystem kann das Kundenerlebnis tatsächlich verbessern. Dies wird erreicht, indem die Effizienz verbessert, die Rechenschaftspflicht erhöht und Daten bereitgestellt werden, um die bestehende Unternehmenssicherheit weiter zu verbessern.

Nehmen wir in der Tat den ersten dieser Punkte — Effizienz. Herkömmliche Verfahren zur Besucherregistrierung dauern zwischen zwei und drei Minuten. Im Gegensatz dazu mit einer Besuchermanagement-Lösung wie einer Tablet, berührungsloser Kiosk oder QR-Scanner, die Registrierungszeiten werden um 25 bis 30 Sekunden verkürzt.

Das klingt vielleicht nicht nach viel, aber wenn Ihr Unternehmen beispielsweise täglich 100 Besucher über die Rezeption abwickeln muss, ist das fast eine Stunde an Bearbeitungszeit, die allein durch den Einsatz eines Besuchermanagementsystems eingespart wird — oder 11 ganze Tage im Laufe eines Arbeitsjahres.

Dies ist ein wichtiger Punkt, wenn es um den zweiten und dritten Punkt zur Rechenschaftspflicht und Sicherheit geht, zu denen auch die Einhaltung der Vorschriften gehört.

Schutz von Vermögenswerten und Daten und Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften

In den Medien wimmelt es nur so von Berichten über Unternehmen, die einen Cyberangriff erlitten haben, der zum Verlust der persönlichen Daten ihrer Kunden geführt hat. Weniger erwähnt wird die Anzahl der Fälle, in denen Personen unbefugten Zugriff auf die physische Umgebung eines Unternehmens erhalten und auf diese Weise auf Ressourcen und Daten zugreifen.

Mithilfe eines maßgeschneiderten Besuchermanagementsystems können Unternehmen die Besucheraktivitäten in Echtzeit identifizieren, verfolgen und überwachen. Auf diese Weise können Sicherheitsteams sicherstellen, dass Besucher keinen Zugang zu sensiblen Bereichen erhalten.

Es kann auch wertvolle Erkenntnisse darüber liefern, wie das Unternehmen seine Sicherheitsprotokolle verbessern kann, z. B. indem die Anzahl des Sicherheitspersonals erhöht wird, das die Gemeinschaftsbereiche innerhalb des Gebäudes besetzt.

Auf der anderen Seite dienen solche Systeme auch dazu, alle Besucher davor zu schützen, dass ihre persönlichen Daten für andere sichtbar sind.

Manuelle Zutrittskontrollsysteme wie Besucherbücher können dazu führen, dass die Daten von Personen offengelegt werden. Je mehr Informationen Besucher bereitstellen müssen, desto größer ist das Risiko, dass das Unternehmen beispielsweise gegen die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) verstößt.

NIS2, ein neues Cybersicherheitsgesetz

Aber was vorher schön war, ist jetzt ein Muss. Sind Sie sich der bevorstehenden Umsetzung von NIS2, einem neuen Cybersicherheitsgesetz, bewusst? Diese Verordnung verpflichtet alle in Europa ansässigen Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, Regierungsstellen, Gesundheitsdienstleister, Finanzinstitute und internationale Unternehmen, die mit Unternehmen aus der EU Handel treiben, zur Einhaltung ihrer Bestimmungen.

Die NIS2-Richtlinie beinhaltet strengere Sicherheitsanforderungen, Berichtspflichten und Compliance-Anforderungen. Das Ziel von IST 2 ist es, die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit digitaler Informationen in einer zunehmend vernetzten Welt zu schützen. Für Unternehmen, die die Vorschriften nicht einhalten, kann die Geldbuße bis zu 10 Mio. € oder 2% des weltweiten Jahresumsatzes des Unternehmens betragen, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Es muss noch einmal darauf hingewiesen werden, dass Unternehmen jeder Größe ihre Sicherheitsprotokolle überprüfen müssen, insbesondere im Hinblick auf das Besuchermanagement.

Besuchermanagementsysteme helfen Unternehmen dabei, die verschiedenen Vorschriften und Standards zu erfüllen, die sie einhalten müssen, indem sie einfach eine sichere — und überprüfbare — Möglichkeit bieten, den Besucherzugang zu verwalten. Unternehmen stehen unter ständigem Druck, die Unternehmenssicherheit zu verbessern und sicherzustellen, dass sie die neuesten Vorschriften einhalten. Es kann ein Minenfeld sein, in dem es sich zurechtzufinden gilt, da es die Unternehmensleiter und ihre Sicherheitsteams dazu veranlasst, ihre aktuellen Zutrittskontrollsysteme zu überdenken und zu prüfen, ob sie wirklich in der Lage sind, das Sicherheitsniveau zu bieten, das ihre Mitarbeiter, Besucher und Kunden erwarten. Oder wenn es notwendig ist, ihre Sichtweise auf Sicherheit und die möglichen Lösungen, die erforderlich sind, neu zu gestalten.

Es ist kein einfaches Gespräch, wenn bestehende Systeme der Organisation bisher gute Dienste geleistet haben, aber es ist eine Diskussion, die geführt werden muss. Traditionelle Methoden haben immer noch ihre Vorzüge, insbesondere im Hinblick auf menschliche Verbindungen.

Die Investition in ein Besuchermanagementsystem führt jedoch nicht nur zu einer Senkung der Verwaltungskosten, die durch eine höhere betriebliche Effizienz erzielt werden, sondern bietet Unternehmen auch das eine immaterielle Element, für das niemals ein Preis festgelegt werden kann: Seelenfrieden.

Für alles, was wir als Unternehmen tun, ist es von zentraler Bedeutung, zu verstehen, wie wir sicherstellen können, dass wir das Vertrauen unserer Kunden an jedem Kontaktpunkt gewinnen und behalten. Ihre Erkenntnisse führen zu besseren Entscheidungen, ihre Prioritäten helfen bei der Entwicklung besserer Produkte und ihr Erfolg bestimmt unseren eigenen.

Über Acre Security

Acre Security ist ein weltweit führender Anbieter von robusten digitalen und physischen Sicherheitslösungen für jedes Unternehmen. Der Schutz Ihrer Mitarbeiter, Räumlichkeiten und Daten ist uns genauso wichtig wie Ihnen. Wir schützen Ihre wertvollen Ressourcen mit einem einzigen Portfolio von Cloud-, lokalen und hybriden Lösungen.

Acre Security bietet eine breite Palette von Lösungen, darunter Zutrittskontroll-, Besuchermanagement-, Einbruch-, Arbeitsplatz-, Übertragungs- und Konnektivitätslösungen — alle auf eine für Sie passende Weise gehostet. Seit 2012 konzentrieren wir uns darauf, Sicherheitsinitiativen voranzutreiben, um Zehntausenden auf der ganzen Welt maßgeschneiderte, robuste und zukunftssichere Lösungen zu bieten. Wir arbeiten in den Bereichen Bankwesen, Bildung, Gesundheitswesen, Pharmazie, Einzelhandel und mehr und geben unseren Kunden die Gewissheit, dass ihre Daten, Büros und Mitarbeiter sicher sind.

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