Comment un système de gestion des visiteurs peut-il améliorer la sécurité et la conformité ?

Dans son livre Connecting the Dots, John Chambers, célèbre spécialiste du capital-risque et conseiller en économie numérique auprès des entreprises et des gouvernements du monde entier, exhorte les organisations à « considérer chaque client et chaque rencontre comme une opportunité de recueillir des données et d'apprendre ».

C'est cette prémisse qui l'a amené à transformer la fortune d'une entreprise en l'une des plus grandes histoires technologiques de tous les temps, faisant passer ses revenus de 1,2 milliard de dollars à 47 milliards de dollars sur une période de 20 ans.

Une bonne relation client nécessite un lien humain fort. Ils sont au cœur de chaque réussite. Mais le « succès » dépend de la confiance, et l'un des moyens les plus efficaces de la gagner est de faire en sorte que les employés et les visiteurs se sentent protégés dans leur environnement physique. Sans oublier la sauvegarde de tous les actifs et informations sensibles de manière sécurisée et conforme.

Des humains contre des robots ?

L'idée de rationaliser les opérations de la réception en remplaçant l'enregistrement traditionnel des visiteurs au stylo et au papier par une solution électronique dont l'accès est contrôlé laisse certaines organisations un peu mal à l'aise.

Les opposants à l'utilisation de la technologie de réception craignent que l'automatisation de l'enregistrement des visiteurs n'élimine le lien humain qu'ils entretiennent quotidiennement avec les visiteurs et les employés.

C'est une préoccupation compréhensible que nous entendons, mais qui peut être facilement surmontée. Remplacement des systèmes de contrôle d'accès physiques par un système de gestion électronique des visiteurs peut réellement améliorer l'expérience client. Pour ce faire, il améliore l'efficacité, accroît la responsabilité et fournit des données pour renforcer la sécurité organisationnelle existante.

En effet, prenons le premier de ces points : l'efficacité. Les processus traditionnels d'enregistrement des visiteurs prennent entre deux et trois minutes. En revanche, avec une solution de gestion des visiteurs telle qu'un tablette, borne sans contact ou scanner QR, les temps d'enregistrement sont réduits de 25 à 30 secondes.

Cela peut sembler peu, mais si votre organisation doit traiter 100 visiteurs par jour par le biais de sa réception, par exemple, cela représente près d'une heure de temps de traitement économisée simplement en utilisant un système de gestion des visiteurs, soit 11 jours entiers au cours d'une année de travail.

Il s'agit d'un point important en ce qui concerne les deuxième et troisième points relatifs à la responsabilité et à la sécurité, qui incluent également la conformité.

Sécurisation des actifs et des données, et garantie de la conformité

Les médias regorgent d'histoires d'organisations qui ont subi une cyberattaque qui a entraîné la perte des données personnelles de leurs clients. On parle moins du nombre de cas où des personnes obtiennent un accès non autorisé à l'environnement physique d'une organisation et accèdent ainsi à des actifs et à des données.

À l'aide d'un système de gestion des visiteurs personnalisé, les organisations peuvent identifier, suivre et surveiller l'activité des visiteurs en temps réel. Cela permet aux équipes de sécurité de s'assurer que les visiteurs n'ont pas accès aux zones sensibles.

Il peut également fournir des informations précieuses sur la manière dont l'organisation peut améliorer ses protocoles de sécurité, par exemple en augmentant le nombre de membres du personnel de sécurité dans les zones communes du bâtiment.

D'un autre côté, ces systèmes servent également à empêcher tous les visiteurs de voir leurs informations personnelles accessibles à quiconque.

Les systèmes de contrôle d'accès manuels, tels que les livres des visiteurs, peuvent exposer les données des personnes et plus les visiteurs sont tenus de fournir d'informations, plus l'organisation risque de contrevenir au règlement général sur la protection des données (RGPD), par exemple.

NIS2, une nouvelle loi sur la cybersécurité

Néanmoins, ce qui était autrefois agréable à avoir est aujourd'hui un must. Êtes-vous au courant de la mise en œuvre imminente de NIS2, une nouvelle loi sur la cybersécurité ? Ce règlement obligera toutes les entreprises basées en Europe, quelle que soit leur taille, les entités gouvernementales, les prestataires de soins de santé, les institutions financières et les entreprises internationales faisant du commerce avec des entreprises de l'UE à se conformer à ses dispositions.

La directive NIS2 inclut des exigences de sécurité, des obligations de reporting et des exigences de conformité plus strictes. L'objectif de NIS2 est de préserver la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des informations numériques dans un monde de plus en plus interconnecté. Pour les entreprises non conformes, l'amende peut aller jusqu'à 10 millions d'euros ou 2 % du chiffre d'affaires mondial annuel de l'entreprise, le montant le plus élevé étant retenu. Il est important de rappeler que les entreprises de toutes tailles doivent revoir leurs protocoles de sécurité, en particulier dans le processus de gestion des visiteurs.

Les systèmes de gestion des visiteurs aident les organisations à respecter les différentes réglementations et normes auxquelles elles doivent se conformer simplement en fournissant un moyen sécurisé et auditable de gérer l'accès des visiteurs. Les organisations sont confrontées à une pression continue pour améliorer la sécurité des entreprises et garantir leur conformité aux réglementations les plus récentes. Il peut être difficile de s'y retrouver car cela incite les dirigeants d'entreprise et leurs équipes de sécurité à repenser leurs systèmes de contrôle d'accès actuels afin de déterminer s'ils sont réellement capables de fournir le niveau de sécurité exigé par leurs employés, visiteurs et clients. Ou s'il est nécessaire de redéfinir leur point de vue sur la sécurité et les solutions possibles qui sont nécessaires.

Ce n'est pas une conversation facile lorsque les systèmes existants semblent bien servir l'organisation à ce jour, mais c'est une discussion qui doit avoir lieu. Les méthodes traditionnelles ont encore du mérite, notamment sur le plan des relations humaines.

Cependant, investir dans un système de gestion des visiteurs ne se limite pas à réduire les coûts administratifs grâce à une plus grande efficacité opérationnelle, il fournit aux organisations cet élément intangible qui ne pourra jamais se voir attribuer un prix : la tranquillité d'esprit.

Au cœur de tout ce que nous faisons en tant qu'entreprise, il est essentiel de comprendre comment gagner et conserver la confiance de nos clients à chaque point de contact. Ce sont leurs idées qui mènent à de meilleures décisions, leurs priorités qui contribuent à développer de meilleurs produits et leur succès qui détermine le nôtre.

À propos de Acre Security

Acre Security est un leader mondial dans la fourniture de solutions de sécurité numérique et physique résilientes pour toutes les entreprises. La sécurité de votre personnel, de vos locaux et de vos données est aussi importante pour nous que pour vous. Nous protégeons vos précieux actifs grâce à un portefeuille unique de solutions cloud, sur site et hybrides.

Acre Security propose un large éventail de solutions, notamment des solutions de contrôle d'accès, de gestion des visiteurs, d'intrusion, de lieu de travail, de transmission et de connectivité, toutes hébergées de la manière qui vous convient. Depuis 2012, nous nous concentrons sur la promotion des initiatives de sécurité afin de fournir des solutions personnalisées, robustes et évolutives à des dizaines de milliers de personnes dans le monde entier. Travaillant dans les domaines de la banque, de l'éducation, de la santé, de l'industrie pharmaceutique, de la vente au détail, etc., nous donnons à nos clients la certitude que leurs données, leurs bureaux et leurs employés resteront en sécurité.

Nous contacter aujourd'hui pour discuter de la manière dont nous pouvons vous aider dans votre transition vers les technologies de sécurité.