Hur förbättrar ett besökarhanteringssystem säkerhet och efterlevnad?

I sin bok Connecting the Dots uppmanar John Chambers, känd riskkapitalist och digital ekonomirådgivare till företag och regeringar över hela världen, organisationer att ”Behandla varje kund och varje möte som en möjlighet att samla in data och lära sig.”

Det är denna förutsättning som har sett honom förvandla ett företags förmögenheter till en av de största teknikberättelserna genom tiderna, och ökade intäkterna från 1,2 miljarder dollar till 47 miljarder dollar under en 20-årsperiod.

Goda kundrelationer kräver en stark mänsklig koppling. De är hjärtat i varje framgångshistoria. Men ”framgång” är beroende av förtroende, och ett av de mest kraftfulla sätten detta kan uppnås är att se till att anställda och besökare känner sig skyddade i den fysiska miljön. För att inte tala om skyddet av alla tillgångar och känslig information på ett både säkert och kompatibelt sätt.

Människor vs robotar?

Tanken på att effektivisera receptionsverksamheten genom att ersätta traditionella penna-och-pappersbesökarregistreringar med ett elektroniskt åtkomstkontrollerat alternativ gör att vissa organisationer känner sig lite oroliga.

Motståndare mot användningen av front-of-house-teknik rapporterar oro för att automatisering av besökarregistreringar kommer att eliminera den mänskliga kontakten de har med besökare och anställda dagligen.

Det är en förståelig oro som vi hör, men en som lätt kan övervinnas. Byta ut fysiska åtkomstkontrollsystem med en elektroniskt besökarhanteringssystem kan faktiskt förbättra kundupplevelsen. Det gör det genom att förbättra effektiviteten, öka ansvarsskyldigheten och tillhandahålla data för att ytterligare förbättra befintlig organisatorisk säkerhet.

Ta faktiskt den första av dessa punkter - effektivitet. Traditionella besöksregistreringsprocesser tar mellan två och tre minuter att slutföra. Däremot med en besökshanteringslösning som surfplatta, beröringsfri kiosk eller QR-skanner, registreringstiderna minskas med 25 till 30 sekunder.

Det kanske inte låter som mycket, men om din organisation behöver behandla 100 besökare via receptionen varje dag, till exempel, är det nästan en timmes behandlingstid som sparas helt enkelt genom att använda ett besökshanteringssystem - eller 11 hela dagar under ett arbetsår.

Detta är en viktig punkt när det gäller den andra och tredje punkten om ansvarsskyldighet och säkerhet, som också inkluderar efterlevnad.

Säkra tillgångar och data och säkerställa efterlevnad

Media är full av berättelser om organisationer som har drabbats av en cyberattack som har resulterat i förlust av deras kunders personuppgifter. Mindre omtalat är antalet fall av personer som får obehörig åtkomst till en organisations fysiska miljö och får tillgång till tillgångar och data på det sättet.

Med hjälp av ett anpassat besökarhanteringssystem kan organisationer identifiera, spåra och övervaka besökaraktivitet i realtid. Detta gör det möjligt för säkerhetsteam att se till att besökare inte får tillgång till känsliga områden.

Det kan också ge ovärderlig inblick i hur organisationen kan förbättra sina säkerhetsprotokoll, till exempel öka antalet säkerhetspersonal som bemannar gemensamma utrymmen i byggnaden.

Å andra sidan tjänar sådana system också till att skydda alla besökare från att ha sin personliga information synlig för någon annan.

Manuella åtkomstkontrollsystem, som besöksböcker, kan lämna människors data exponerade och ju mer information besökarna behöver för att ge, desto större är risken för att organisationen bryter mot dataskyddsförordningen (GDPR), till exempel.

NIS2, en ny cybersäkerhetslag

Ändå, vad det tidigare var trevligt att ha nu är det ett måste. Känner du till den förestående implementeringen av NIS2, en ny cybersäkerhetslag? Denna förordning kommer att kräva att alla europeiska företag, oavsett storlek, statliga enheter, vårdgivare, finansinstitut och internationella företag som bedriver handel med EU-företag, följer dess bestämmelser.

NIS2-direktivet innehåller strängare säkerhetskrav, rapporteringsskyldigheter och efterlevnadskrav. Målet med NISH2 Syftet är att skydda sekretessen, integriteten och tillgängligheten för digital information i en alltmer sammankopplad värld. För företag som inte uppfyller kraven kan böterna uppgå till 10 miljoner euro eller 2% av företagets årliga globala omsättning, beroende på vilket som är störst. Det är viktigt att upprepa att företag av alla storlekar måste granska sina säkerhetsprotokoll, särskilt i besökarhanteringsprocessen.

Besökarhanteringssystem hjälper organisationer att uppfylla de olika regler och standarder som de måste följa helt enkelt genom att tillhandahålla ett säkert - och granskningsbart - sätt att hantera besökaråtkomst. Organisationer står inför fortsatt press för att förbättra företagets säkerhet och se till att de följer de senaste reglerna. Det kan vara ett minfält att navigera eftersom det uppmanar organisationsledare och deras säkerhetsteam att ompröva sina nuvarande åtkomstkontrollsystem om de verkligen kan tillhandahålla den säkerhetsnivå som deras anställda, besökare och kunder kräver. Eller om det finns ett krav på att omforma deras perspektiv på säkerhet och de möjliga lösningar som behövs.

Det är inte en lätt konversation att ha när befintliga system har verkat tjäna organisationen väl hittills, men det är en diskussion som måste äga rum. Traditionella metoder har fortfarande meriter, särskilt på den mänskliga anslutningsfronten.

Att investera i ett besökshanteringssystem ger dock mer än bara en minskning av administrativa kostnader som uppnås genom större operativ effektivitet, det ger organisationer det enda immateriella elementet som aldrig kan få ett pris tilldelat det: sinnesfrid.

Centralt i allt vi gör som företag är att förstå hur vi kan säkerställa att vi vinner och behåller våra kunders förtroende med varje beröringspunkt. Det är deras insikter som leder till bättre beslut, deras prioriteringar som hjälper till att utveckla bättre produkter och deras framgång som avgör våra egna.

Om Acre säkerhet

Acre security är världsledande inom leverans av motståndskraftiga digitala och fysiska säkerhetslösningar för varje företag. Att hålla dina medarbetare, lokaler och data säkra är lika viktigt för oss som för dig. Vi skyddar dina värdefulla tillgångar med en enda portfölj av moln-, lokal- och hybridlösningar.

Acre security erbjuder ett brett utbud av lösningar inklusive åtkomstkontroll, besökarhantering, intrång, arbetsplats, överföring och anslutningslösningar - allt på ett sätt som passar dig. Sedan 2012 har vi fokuserat på att utveckla säkerhetsinitiativ för att leverera skräddarsydda, robusta och framtidssäkra lösningar till tiotusentals människor runt om i världen. Genom att arbeta inom bank, utbildning, hälso- och sjukvård, läkemedel, detaljhandel med mera ger vi våra kunder sinnesfrid att deras data, kontor och anställda förblir säkra.

Kontakta oss idag för att diskutera hur vi kan hjälpa dig på din säkerhetstekniska resa.