كيف يعزز نظام إدارة الزوار الأمان والامتثال؟

في كتابه «Connecting the Dots»، يحث جون تشامبرز، صاحب رأس المال الاستثماري الشهير ومستشار الاقتصاد الرقمي للشركات والحكومات في جميع أنحاء العالم، المنظمات على «التعامل مع كل عميل وكل لقاء كفرصة لجمع البيانات والتعلم».

هذه الفرضية هي التي جعلته يحول ثروات إحدى الشركات إلى واحدة من أعظم قصص التكنولوجيا في كل العصور، حيث نمت الإيرادات من 1.2 مليار دولار إلى 47 مليار دولار خلال فترة 20 عامًا.

تحتاج علاقات العملاء الجيدة إلى اتصال بشري قوي. إنها قلب كل قصة نجاح. لكن «النجاح» يعتمد على الثقة، وإحدى أقوى الطرق لتحقيق ذلك هي ضمان شعور الموظفين والزوار بالحماية في البيئة المادية. ناهيك عن حماية جميع الأصول والمعلومات الحساسة بطريقة آمنة ومتوافقة.

البشر مقابل الروبوتات؟

إن فكرة تبسيط عمليات مكتب الاستقبال عن طريق استبدال تسجيلات الزوار التقليدية بالقلم والورقة ببديل يتم التحكم فيه عبر الوصول الإلكتروني تجعل بعض المنظمات تشعر ببعض عدم الارتياح.

يشير معارضو استخدام تقنية الواجهة الأمامية إلى مخاوف من أن التشغيل الآلي لتسجيل الزوار سيؤدي إلى القضاء على الاتصال البشري الذي يربطهم بالزوار والموظفين على أساس يومي.

إنه قلق مفهوم نسمعه، ولكن يمكن التغلب عليه بسهولة. استبدال أنظمة التحكم في الوصول المادي بـ نظام إدارة الزوار الإلكتروني يمكن أن تعزز بالفعل تجربة العملاء. وهي تقوم بذلك من خلال تحسين الكفاءة وزيادة المساءلة وتوفير البيانات لزيادة تعزيز الأمن التنظيمي الحالي.

في الواقع، خذ أولى هذه النقاط - الكفاءة. تستغرق عمليات تسجيل الزوار التقليدية ما بين دقيقتين وثلاث دقائق حتى تكتمل. على النقيض من ذلك، مع حل إدارة الزوار مثل جهاز لوحي أو كشك بدون لمس أو ماسح QR، يتم تقليل أوقات التسجيل من 25 إلى 30 ثانية.

قد لا يبدو هذا كثيرًا، ولكن إذا كانت مؤسستك بحاجة إلى معالجة 100 زائر من خلال مكتب الاستقبال يوميًا، على سبيل المثال، فهذا ما يقرب من ساعة من وقت المعالجة يتم توفيره ببساطة باستخدام نظام إدارة الزوار - أو 11 يومًا كاملاً على مدار عام العمل.

هذه نقطة مهمة عندما يتعلق الأمر بالنقطتين الثانية والثالثة بشأن المساءلة والأمن، والتي تشمل أيضًا الامتثال.

تأمين الأصول والبيانات وضمان الامتثال

تعج وسائل الإعلام بقصص المنظمات التي عانت من هجوم إلكتروني أدى إلى فقدان البيانات الشخصية لعملائها. أقل ما يتم الحديث عنه هو عدد حالات الأشخاص الذين يحصلون على وصول غير مصرح به إلى البيئة المادية للمؤسسة والوصول إلى الأصول والبيانات بهذه الطريقة.

باستخدام نظام إدارة الزوار المخصص، يمكن للمؤسسات تحديد نشاط الزائر وتتبعه ومراقبته في الوقت الفعلي. يتيح ذلك لفرق الأمن ضمان عدم وصول الزوار إلى المناطق الحساسة.

كما يمكن أن يوفر رؤية لا تقدر بثمن حول كيفية قيام المنظمة بتحسين بروتوكولاتها الأمنية، مثل زيادة عدد أفراد الأمن الذين يديرون المناطق العامة داخل المبنى.

على الجانب الآخر، تعمل هذه الأنظمة أيضًا على حماية جميع الزوار من رؤية معلوماتهم الشخصية لأي شخص آخر.

يمكن لأنظمة التحكم في الوصول اليدوي، مثل كتب الزوار، أن تترك بيانات الأشخاص مكشوفة وكلما زاد عدد المعلومات المطلوبة من الزوار لتوفيرها، زاد خطر وقوع المؤسسة في مخالفة اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، على سبيل المثال.

NIS2، قانون الأمن السيبراني الجديد

ومع ذلك، فإن ما كان من قبل كان من الجيد الحصول عليه الآن أمر لا بد منه. هل أنت على علم بالتطبيق الوشيك لـ NIS2، وهو قانون جديد للأمن السيبراني؟ ستتطلب هذه اللائحة من جميع الشركات التي تتخذ من أوروبا مقراً لها، بغض النظر عن حجمها، والكيانات الحكومية، ومقدمي الرعاية الصحية، والمؤسسات المالية، والشركات الدولية العاملة في التجارة مع شركات الاتحاد الأوروبي، الامتثال لأحكامها.

يتضمن توجيه NIS2 متطلبات الأمان الأكثر صرامة والتزامات الإبلاغ ومتطلبات الامتثال. الهدف من نيس2 هو حماية سرية وسلامة وتوافر المعلومات الرقمية في عالم مترابط بشكل متزايد. بالنسبة للشركات غير الملتزمة، يمكن أن تصل الغرامة إلى 10 ملايين يورو أو 2٪ من مبيعات الشركة السنوية في جميع أنحاء العالم، أيهما أكبر. من المهم التأكيد على أن الشركات من أي حجم تحتاج إلى مراجعة بروتوكولات الأمان الخاصة بها، خاصة في عملية إدارة الزوار.

تساعد أنظمة إدارة الزوار المؤسسات على تلبية اللوائح والمعايير المختلفة التي يجب عليها الامتثال لها ببساطة من خلال توفير طريقة آمنة - وقابلة للتدقيق - لإدارة وصول الزوار. تواجه المؤسسات ضغوطًا مستمرة لتحسين سلامة المؤسسة وضمان امتثالها لأحدث اللوائح. يمكن أن يكون بمثابة حقل ألغام للتنقل فيه لأنه يدفع القادة التنظيميين وفرق الأمن الخاصة بهم إلى إعادة التفكير في أنظمة التحكم في الوصول الحالية الخاصة بهم فيما إذا كانوا قادرين حقًا على توفير مستوى الأمان الذي يطلبه موظفوهم وزوارهم وعملائهم. أو إذا كان هناك شرط لإعادة تشكيل وجهة نظرهم حول الأمن والحلول الممكنة المطلوبة.

ليس من السهل إجراء محادثة عندما يبدو أن الأنظمة الحالية تخدم المنظمة جيدًا حتى الآن، ولكنها مناقشة يجب إجراؤها. لا تزال الأساليب التقليدية تتمتع بميزة، خاصة على جبهة الاتصال البشري.

ومع ذلك، فإن الاستثمار في نظام إدارة الزوار يوفر أكثر من مجرد تخفيض التكاليف الإدارية التي يتم تحقيقها من خلال زيادة الكفاءة التشغيلية، فهو يوفر للمؤسسات هذا العنصر غير الملموس الذي لا يمكن أبدًا تخصيص سعر له: راحة البال.

من الأمور الأساسية لكل ما نقوم به كشركة فهم كيفية ضمان اكتساب ثقة عملائنا والاحتفاظ بها مع كل نقطة اتصال. إن رؤاهم هي التي تؤدي إلى قرارات أفضل، وأولوياتهم التي تساعد على تطوير منتجات أفضل، ونجاحهم هو الذي يحدد منتجاتنا.

حول شركة أكري للأمن

Acre security هي شركة عالمية رائدة في تقديم حلول الأمن الرقمي والمادي المرنة لكل الأعمال. إن الحفاظ على سلامة الأشخاص والمباني والبيانات أمر مهم بالنسبة لنا كما هو مهم بالنسبة لك. نحن نحمي أصولك القيمة من خلال مجموعة واحدة من الحلول السحابية والمحلية والمختلطة.

تقدم Acre security مجموعة واسعة من الحلول بما في ذلك التحكم في الوصول وإدارة الزوار والتطفل ومكان العمل والنقل وحلول الاتصال - وكلها مستضافة بطريقة تناسبك. منذ عام 2012، ركزنا على تطوير مبادرات الأمان لتقديم حلول مصممة خصيصًا وقوية ومستقبلية لعشرات الآلاف حول العالم. من خلال العمل عبر الخدمات المصرفية والتعليم والرعاية الصحية والأدوية وتجارة التجزئة والمزيد، نمنح عملائنا راحة البال بأن بياناتهم ومكاتبهم وموظفيهم ستبقى آمنة.

اتصل بنا اليوم لمناقشة كيف يمكننا مساعدتك في رحلة تكنولوجيا الأمان الخاصة بك.