In che modo un sistema di gestione dei visitatori migliora la sicurezza e la conformità?

Nel suo libro, Connecting the Dots, John Chambers, famoso venture capitalist e consulente di economia digitale di aziende e governi di tutto il mondo, esorta le organizzazioni a «trattare ogni cliente e ogni incontro come un'opportunità per raccogliere dati e imparare».

È questa premessa che lo ha visto trasformare le fortune di un'azienda in una delle più grandi storie tecnologiche di tutti i tempi, aumentando i ricavi da 1,2 miliardi di dollari a 47 miliardi di dollari in un periodo di 20 anni.

Una buona relazione con i clienti richiede una forte connessione umana. Sono il cuore di ogni storia di successo. Ma il «successo» dipende dalla fiducia e uno dei modi più efficaci per ottenerla è garantire che dipendenti e visitatori si sentano protetti nell'ambiente fisico. Per non parlare della salvaguardia di tutte le risorse e le informazioni sensibili in modo sicuro e conforme.

Umani contro robot?

L'idea di semplificare le operazioni di reception sostituendo le tradizionali registrazioni cartacee e cartacee dei visitatori con un'alternativa elettronica con controllo dell'accesso lascia alcune organizzazioni un po' a disagio.

Chi si oppone all'uso della tecnologia front-of-house teme che l'automazione delle registrazioni dei visitatori eliminerà la connessione umana che hanno con visitatori e dipendenti su base giornaliera.

È una preoccupazione comprensibile quella che sentiamo, ma che può essere facilmente superata. Sostituzione dei sistemi di controllo degli accessi fisici con un sistema elettronico di gestione dei visitatori può effettivamente migliorare l'esperienza del cliente. Lo fa migliorando l'efficienza, aumentando la responsabilità e fornendo dati per migliorare ulteriormente la sicurezza organizzativa esistente.

Anzi, prendiamo il primo di questi punti: l'efficienza. Il completamento dei tradizionali processi di registrazione dei visitatori richiede dai due ai tre minuti. Al contrario, con una soluzione di gestione dei visitatori come tablet, chiosco touchless o scanner QR, i tempi di registrazione vengono ridotti da 25 a 30 secondi.

Potrebbe non sembrare molto, ma se la tua organizzazione ha bisogno di processare 100 visitatori alla reception ogni giorno, ad esempio, è quasi un'ora di tempo di elaborazione risparmiato semplicemente utilizzando un sistema di gestione dei visitatori, o 11 giorni interi nel corso di un anno lavorativo.

Questo è un punto importante per quanto riguarda il secondo e il terzo punto sulla responsabilità e la sicurezza, che includono anche la conformità.

Protezione degli asset e dei dati e garanzia della conformità

I media sono inondati di storie di organizzazioni che hanno subito un attacco informatico che ha provocato la perdita dei dati personali dei loro clienti. Meno discusso è il numero di casi in cui persone ottengono l'accesso non autorizzato all'ambiente fisico di un'organizzazione e accedono in questo modo a risorse e dati.

Utilizzando un sistema di gestione dei visitatori personalizzato, le organizzazioni possono identificare, tracciare e monitorare l'attività dei visitatori in tempo reale. Ciò consente ai team di sicurezza di garantire che i visitatori non abbiano accesso alle aree sensibili.

Può anche fornire informazioni preziose su come l'organizzazione può migliorare i propri protocolli di sicurezza, ad esempio aumentando il numero di personale di sicurezza che presidia le aree comuni all'interno dell'edificio.

D'altro canto, tali sistemi servono anche a proteggere tutti i visitatori dal rendere le loro informazioni personali visibili a chiunque altro.

I sistemi di controllo manuale degli accessi, come i libri dei visitatori, possono lasciare esposti i dati delle persone e più informazioni sono richieste ai visitatori, maggiore è il rischio che l'organizzazione non rispetti il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), ad esempio.

NIS2, una nuova legge sulla sicurezza informatica

Tuttavia, quello che prima era bello avere ora è un must. Sei a conoscenza dell'imminente implementazione di NIS2, una nuova legge sulla sicurezza informatica? Questo regolamento richiederà a tutte le aziende con sede in Europa, indipendentemente dalle dimensioni, dagli enti governativi, dagli operatori sanitari, dagli istituti finanziari e dalle società internazionali impegnate in scambi commerciali con società dell'UE, di conformarsi alle sue disposizioni.

La direttiva NIS2 include requisiti di sicurezza, obblighi di segnalazione e requisiti di conformità più severi. L'obiettivo di NIS2 è salvaguardare la riservatezza, l'integrità e la disponibilità delle informazioni digitali in un mondo sempre più interconnesso. Per le società non conformi, la sanzione può arrivare fino a 10 milioni di euro o al 2% del fatturato annuo mondiale dell'azienda, a seconda di quale sia l'importo maggiore. È importante ribadire che le aziende di qualsiasi dimensione devono rivedere i propri protocolli di sicurezza, soprattutto nel processo di gestione dei visitatori.

I sistemi di gestione dei visitatori aiutano le organizzazioni a soddisfare le varie normative e standard a cui devono conformarsi semplicemente fornendo un modo sicuro e verificabile per gestire l'accesso dei visitatori. Le organizzazioni sono sottoposte a continue pressioni per migliorare la sicurezza aziendale e garantire la conformità alle normative più recenti. Può essere un campo minato in cui navigare in quanto spinge i leader organizzativi e i loro team addetti alla sicurezza a ripensare ai loro attuali sistemi di controllo degli accessi per verificare se siano davvero in grado di fornire il livello di sicurezza richiesto da dipendenti, visitatori e clienti. Oppure se è necessario ridefinire il loro punto di vista sulla sicurezza e sulle possibili soluzioni necessarie.

Non è facile avere una conversazione quando i sistemi esistenti sembrano essere utili all'organizzazione fino ad oggi, ma è una discussione che deve aver luogo. I metodi tradizionali hanno ancora dei meriti, soprattutto sul fronte delle connessioni umane.

Tuttavia, investire in un sistema di gestione dei visitatori offre più di una semplice riduzione dei costi amministrativi ottenuta attraverso una maggiore efficienza operativa, ma fornisce alle organizzazioni quell'unico elemento intangibile a cui non sarà mai assegnato un prezzo: la tranquillità.

Al centro di tutto ciò che facciamo come azienda è capire come assicurarci di conquistare e mantenere la fiducia dei nostri clienti in ogni punto di contatto. Sono le loro intuizioni che portano a decisioni migliori, le loro priorità che aiutano a sviluppare prodotti migliori e il loro successo che determina il nostro.

Informazioni sulla sicurezza di Acre

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Acre security offre un'ampia gamma di soluzioni tra cui controllo degli accessi, gestione dei visitatori, intrusione, ambiente di lavoro, trasmissione e connettività, tutte ospitate nel modo che preferisci. Dal 2012, ci siamo concentrati sul progresso delle iniziative di sicurezza per fornire soluzioni su misura, solide e a prova di futuro a decine di migliaia di persone in tutto il mondo. Lavorando nei settori bancario, dell'istruzione, della sanità, del settore farmaceutico, della vendita al dettaglio e altro ancora, offriamo ai nostri clienti la tranquillità che i loro dati, uffici e dipendenti rimarranno al sicuro.

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